Выпускная квалификационная работа (дипломная) Особенности организации работы с обращениями граждан в отделе записи актов гражданского состояния

У нас на сайте представлено огромное количество информации, которая сможет помочь Вам в написании необходимой учебной работы. 

Но если вдруг:

Вам нужна качественная учебная работа (контрольная, реферат, курсовая, дипломная, отчет по практике, перевод, эссе, РГР, ВКР, диссертация, шпоры...) с проверкой на плагиат (с высоким % оригинальности) выполненная в самые короткие сроки, с гарантией и бесплатными доработками до самой сдачи/защиты - ОБРАЩАЙТЕСЬ!

Выпускная квалификационная работа

Особенности организации работы с обращениями граждан в отделе записи актов гражданского

 состояния

Содержание

Введение

Документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления и функционирования организации является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация.

Организация работы с обращениями граждан в документационном обеспечении управления – деятельность организации, призванная обеспечить соблюдение, охрану, защиту, а в необходимых случаях восстановление нарушенных конституционных прав и законных интересов граждан.

Данный вопрос рассматривали в статьях Храмцовской Н.А. «Уточнен порядок рассмотрения анонимных и повторных обращений граждан», Янковой В.Ф. «Организация работы с обращениями граждан: закон есть, но проблемы остаются».

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы организации работы с обращениями граждан в отделе записи актов гражданского состояния. Решение проблемы организации позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы отдела записи актов гражданского состояния, обеспечивать их эффективное функционирование.

Тема исследования: Особенности организации работы с обращениями граждан в отделе записи актов гражданского состояния.

Цель исследования: на основе анализа документационного обеспечения управления и функционирования разработать рекомендации.

Объект исследования: документационное обеспечение деятельности общеобразовательный организации.

Предмет исследования: особенности организации работы с обращениями граждан в отделе записи актов гражданского состояния.

Задачи исследования:

1. Провести анализ и систематизацию учебной, научной, специальной, деловой и методической литературы и нормативно-правовой базы по исследуемой теме.

2. Охарактеризовать организационно-правовую форму отдела записи актов гражданского состояния.

3. Проанализировать документационное обеспечение деятельности отдела записи актов гражданского состояния.

4. Разработать рекомендации по организации документационного обеспечения управления деятельности отдела записи актов гражданского состояния.

Методы исследования:

-       теоретический (экспертный анализ, синтез, индукция, дедукция);

-       эмпирические (метод документного исследования, метод проектирования документов, сравнение, изучение организации путем распределения по группам).

База исследования: сайт отдела записи актов гражданского состояния «ЧАША» г. Казань

Глава 1. Теоретические основы организации документационного обеспечения управления и функционирования организации

1.1            Законодательные и нормативно-методическое регулирование организации документационного обеспечения управления и функционирования организации

Документационное обеспечение деятельности организации – это обеспечение своевременного и качественного исполнения документов в организации. Систематизация, группировка и регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. Изучение правильного формирования и учета дел организации, составление их номенклатуры.

Цели и задачи документационного обеспечения деятельности организации:

1) совершенствование форм и методов работы с документами;

2) обеспечение единого порядка документирования;

3) обеспечение единого порядка работы с документами;

4) контроль за исполнением документов;

5) хранение документов;

6) унификация форм документов;

7) сокращение по возможности документооборота;

8) методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

9) внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Нормативно-правовая база документационного обеспечения представляет собой совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности учреждения.

Документационное обеспечение организации регламентируется: законодательными актами Российской Федерации в сфере информации и документации; правовыми актами Президента и Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти; правовыми актами органов власти субъектов Федерации; государственными стандартами на документацию; унифицированными системами документации; общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации; Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ); нормативными документами по организации управленческого труда и охране труда; нормативными документами по организации архивного хранения документов.

Основными нормативными актами, регулирующими документационное обеспечение деятельности, являются:

1. Конституция Российской Федерации;

2. Гражданский кодекс Российской Федерации;

3. Трудовой кодекс Российской Федерации;

4. Уголовный кодекс Российской Федерации;

5. ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;

6. ГОСТ Р 7.08.-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

7. Федеральный закон Об архивном деле в Российской Федерации; О государственной тайне; О коммерческой тайне; О государственной тайне; О

персональных данных; Об информации, информационных технологиях и о защите информации; Об электронной подписи; О порядке рассмотрения обращений граждан;

8. Основные правила работы архивов организаций (утв. Росархивом) от 06.02.2002 являются нормативно-методическим документом, определяющим деятельность архивов организаций;

9. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31 марта 2015 г. носят рекомендательный характер и определяют порядок хранения документах в архивах;

10. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом) от 25 августа 2010 г. включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения;

11. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 разработан для решения задач по регистрации форм документов, уменьшению числа применяемых форм, отказа от неунифицированных форм документов, систематизации информационных потоков в народном хозяйстве, контролю форм и информации в сфере управления.

Среди всех видов документации главную роль в организации играют организационно-распорядительные документы. Виды организационно-распорядительной документации, используемые в организации: организационные – это комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственности (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка); распорядительные – документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения); информационно-справочные документы – сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

К информационно-справочным документам относятся: служебные письма, телеграммы, протоколы, докладные записки, справки, заявления, предложения, жалобы, сводки, отзывы и др. Документы по личному составу – документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (приказы, трудовые договоры, дипломы, аттестаты, трудовые книжки, личные дела, карточки, свидетельства по аттестации работников, личные доверенности).

Документационное обеспечение невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. Все управленческие документы, образовавшиеся в деятельности в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами в организации подлежат документированию. Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как запись информации на носителе по установленным правила.

Документирование информации в организации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. В составлении и оформлении документов в администрации применяются информационные технологии. К ним относятся: компьютер, программное обеспечение, принтер, сканер. В настоящее время в отделе записи актов гражданского состояния используется офисный пакет приложений MicrosoftOffice, которая включает в себя следующие приложения: приложение «MicrosoftWord», которое дает возможность создавать, оформлять и работать с любыми документами, независимо от их организационно-распорядительной формы. Приложение «Excel» предназначено для работы с таблицами, диаграммами и графиками, приложение «Access» используется для создания и заполнения телефонных книжек, справочников. Для работы с презентациями предназначено приложение «PowerPoint». А также другие приложения: Outlook, Publisher, OneNot.

Все документы, образующиеся в организации, составляют документооборот. Документооборот – это движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Выделяют четыре принципа документооборота, которые обеспечивают бесперебойную деятельность: четкость, непрерывность, ритмичность и параллельность.

Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан за определенный период. При подсчете объема документооборота считают также копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств. Но их считают отдельно от подлинных документов. Результаты подсчета оформляются в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатываются организацией.

В обработки и движении документов в отделе записи актов гражданского состояния выделяют следующие этапы: регистрация документов; контроль исполнения документов; исполнение документов, их составление, согласование, оформление; отправка или направление в дело.

Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). Системы электронного делопроизводства позволяют автоматизировать многие процессы документооборота и, как следствие, повысить эффективность управления.

Важным составляющим документооборота является документопоток. Документопоток организации – поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями, специалистами) и службой Документационного обеспечения и управления. Поток входящей документации, состоящий из поступающих в организации документов; потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы; поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации. В свою очередь документопотоки могут иметь разную направленность: горизонтальная (бумаги и электронные файлы перемещаются между подразделениями одного уровня) вертикальные (связывает между собой подразделения разных уровней).

Все документы подлежат учету документирования. Учет документов в организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учет объема документооборота в организации периодически осуществляет секретарь.

Регистрации в организации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использование в справочных целях независимо от способа получения. Документы регистрируются в организации один раз. Цель регистрации документа – придание документу юридической силы, учет документов, контроль за их исполнением, справочная работа по документам. Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрационный номер документа – цифровое буквенно – цифровое обознацение, присваиваемое документу при его регистрации. Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.

Контроль исполнения документов в организации – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Различают три стороны контрольной деятельности: Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов: постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие документов с контроля; учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

Работа по контролю за исполнением документов включает проверку сроков исполнения и регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Сроки исполнения: типовые (устанавливаются нормативно законодательным актом срок исполнения составляет 30 дней, если не установлен нормативными актами, то происходит в течении 10 дней); индивидуальные (устанавливаются руководителем организации).

По срокам исполнения различают следующие виды контроля: текущий; предупредительный; итоговой. Под текущем контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах срок исполнения, у которых истекает сегодня. Предупредительный заключается своевременно за 2-3 дня предупреждения сотрудника о необходимости решения порученного ему вопросом. Срок исполнения документа может продлить только лицо его установившие, в устной или письменной форме за 3 дня до срока исполнения. Текущее хранение документов представляет собой хранение документации в администрации до передачи в архив.

Номенклатура дел в организации – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Главным назначением номенклатуры дел в организации является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов (определению сроков их хранения), отбору дел на хранение и уничтожение создается действующая на постоянной основе экспертная комиссия (далее - ЭК) организации.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в отдельную твердую обложку.

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Эта работа начинается с момента завершения дела в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки его к передаче в архив. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-20161;

- включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;

- группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации;

- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см;

- запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату.

- Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

- Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Архив - это организация или ее структурное подразделение, которые осуществляют приём и хранение документов с целью использования ретроспективной информации. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарём или в канцелярий.

Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит передаче на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в организации – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В организации может устанавливаться любая периодичность подсчета документооборота: еженедельная, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная. Может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота.

Таким образом, документационное обеспечение деятельности организации основывается на нормативно-правовых документах, состоит из процессов: документирования, документооборота, регистрации и исполнения, текущего и архивного хранения. Для эффективности делопроизводства в организации используют информационные и коммуникационные технологии, внедряет систему электронного документооборота.

1.2 Характеристика организационно-правовой формы организации на основе сайта организации

Казань — город в России, столица Республики Татарстан, крупный порт на левом берегу реки Волги при впадении в неё реки Казанки. Один из крупнейших экономических, научных, образовательных, религиозных, культурных и спортивных центров России. Казанский кремль входит в число объектов Всемирного наследия ЮНЕСКО.

В Казани на государственной охране в качестве объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) находятся 563 объекта, из них 119 федерального значения, 376 республиканского и 68 местного значений. В 2000 году перечень всемирного культурного наследия ЮНЕСКО пополнился ансамблем Казанского Кремля.

Чтобы сохранить рядовую историческую застройку, в окружении которой находятся памятники, Казань включили в список исторических поселений. Более 400 объектов подлежат сохранению без изменения стилистических особенностей. Таким образом, уникальное историческое наследие Казани сохранится для будущих ее поколений.

Место для строительства нового дворца в Казани выбиралось тщательно и долго и в итоге было принято решение возвести здание на правом берегу реки Казанки по адресу улица Сибгата Хикима, дом 4.

Дизайн этого необычного здания был разработал бурятскими специалистами. За основу оформления дворца бракосочетании были взяты предметы и черты, которые тесно ассоциируются с татарской культурой. После того как проект был подготовлен, сразу же началось строительство. Уже в 2013 году ЗАГС «Чаша» начал свою работу. Адрес ул. Сибгата Хакима, 4, Казань, Респ. Татарстан, Россия, 420066. Открытие ЗАГСа было приурочено к открытию 27 Универсиады и в этот же день во Дворце было зарегистрировано 27 пар.

У этого здания есть доступные пути подъезда, что очень важно для пышных свадеб с большим количеством гостей. Здесь найдется место даже для огромных свадебных картежей. К слову, на данный момент парковка является бесплатной. Да и гостям, которые будут добираться «своим ходом» будет удобно, ведь рядом есть несколько станций метро.

Здание имеет высоту около 32 метров, что делает его одним из самых больших зданий в округе. Со смотровой площадки открывается чудесный вид на город, на нее молодожены смогут пройти после регистрации брака бесплатно.

Чаша украшена традиционным орнаментом, который использовался в древние времена в нарядах невест.

В здании есть три торжественных зала, каждый из которых имеет свой стиль: европейский классицизм, эпоха древней Бурятии, а также в духе грозного Казанского ханства. Эти залы имеют названия «Золотой», «Серебряный», «Восточный». Первые два зала рассчитаны на 35 посадочных мест, третий же зал сможет предложить лишь 20-25 мест. Помимо залов торжественной регистрации во дворце есть также комнаты жениха и невесты и зад для поздравлений.

Как гласят традиции, место проведения бракосочетания должно отличаться богатством и роскошью. И новый дворец соответствует этим требованиям. Любой из залов выглядит очень торжественно и богато.

Структура ЗАГСА составляет:

1.     Начальник управления ЗАГС г. Казань;

2.     Первый заместитель начальника управления (по основной деятельности);

3.     Организационно-территориальный отдел;

4.     Отдел накопления и обработки документов;

5.     Отдел информатизации и информационной безопасности;

6.     Второй заместитель начальника управления (начальник финансового отдела – главный бухгалтер);

7.     Финансовый отдел;

8.     Отдел материального обеспечения;

9.     Отдел государственной службы и кадров;

10.   Юридический отдел.

Основными задачами отдела ЗАГС являются:

- правильная, полная и своевременная регистрация актов гражданского состояния в точном соответствии с законодательством РФ о браке и семье в целях защиты личных неимущественных и имущественных прав, интересов граждан, государственных и общественных интересов;

- обеспечение реализации основных направлений государственной политики, направленной на укрепление института семьи, материнства и детства;

- популяризация и внедрение новых гражданских обрядов, в том числе народных обрядов и обрядов других национальностей, при регистрации заключения браков и рождений в торжественной обстановке, чествования юбиляров супружеской жизни, направленные на укрепление семейных традиций, повышение престижа и статуса семьи в обществе;

- правовое просвещение населения по вопросам законодательства о браке и семье и о порядке регистрации актов гражданского состояния.

На основании Федерального закона «Об актах гражданского состояния» №143-ФЗ от 15 ноября 1997г. государственная регистрация актов гражданского состояния производится:

-              органами записи актов гражданского состояния, образованными органами государственной власти субъектов Российской Федерации;

-              консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации;

-                   капитанами судов в случае рождения, смерти гражданина в период плавания.

Органы записи актов гражданского состояния являются учреждениями Министерства юстиции, что подчеркивает их важную в правовом смысле роль в жизни государства, занимающиеся составлением актовых записей, по которым прослеживаются наиболее значительные вехи в жизни каждого гражданина, будь то рождение, заключение брака (расторжение), перемена имени, фамилии, отчества, национальной принадлежности, наступление и причины смерти.

Таким образом, документационное обеспечение управления и функционирования организации основывается на нормативно-правовых документах, включает в себя документирование, документооборот, регистрацию документов и оперативное хранение документов. Для эффективности делопроизводства в организации используют информационно-коммуникационные технологии.

Выводы по 1 главе

В ходе исследования был проведен анализ и систематизация учебной, специальной и методической литературы по документационному обеспечения управления и работы с обращением граждан в отделе записи актов гражданского состояния: Храмцовская Н.А, Ю.С. Литвинова, Л.Р. Фионова, Янкова В.Ф, Г.А.Казанцева, а так же анализ федеральных законов, ГОСТов, нормативных, правовых актов.

Документационное обеспечение деятельности отдела записи актов гражданского состояния основывается на нормативно-правовых документах, состоит из процессов: документирования, документооборота, регистрации и исполнения текущего и архивного хранения. Для эффективности делопроизводства в отделе записи актов гражданского состояния используют информационные и коммуникационные технологии, внедряет систему электронного документооборота.

При осуществлении своей деятельности отдела записи актов гражданского состояния г. Казань руководствуется федеральными законами, ГОСТами, правилами и другими нормативно-методическими документами в области документационного обеспечения. Это позволяет выполнять успешную деятельность отдела при работе с документами

Глава 2 Практическая работа по организации документационного обеспечения управления и функционирования организации по результатам изучения сайта организации

2.1. Изучение и анализ организационно-распорядительных документов, размещенных на сайте организации.

Документы отдела записи актов гражданского состояния г. Казань, которые имеют историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, относятся к составу архивного фонда Республики Башкортостан и подлежат постоянному хранению. Работа с обращениями граждан в отделе записи актов гражданского состояния проводят для изучения документов. Работа с обращением граждан в отделе проводят традиционным способом. Основными документами, для проведения работы в отделе записи актов гражданского состояния г. Казань, являются: предложение, заявление, жалоба.

Письменные обращения граждан в органы законодательной и исполнительной власти следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности.

     Организация работы с письменными обращениями граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации (ст.33), Федеральным законом от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», частично – Федеральным законом от 09.02.2009 г. №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов».

     Федеральный закон № 59-ФЗ, несмотря на свое название, распространяется на обращения всех физических лиц — не только граждан РФ, но и иностранцев, а также лиц без гражданства (статья 1). Основное предназначение данного Закона заключается в закреплении требований к составлению обращений и порядка их рассмотрения государственными органами и органами местного самоуправления.

Гриф согласования имеет рукописную дату, и подпись заведующего архивного отдела. Документ оформлен на общем бланке отдела записи актов гражданского состояния и включает в себя реквизиты: наименование организации и наименование виды документы напечатано по центру полужирным шрифтом, всеми прописными буквами, дата внесена рукописно цифровым способом арабскими цифрами, регистрационный номер и место составления документа отсутствует, заголовок к тексту, подпись поставлена рукописно. Гриф утверждения находиться в правом верхнем углу, оформлен с соблюдением основных правил оформления реквизитов. Гриф утверждения содержит рукописную дату утверждение, оттиск печать отдела записи актов гражданского состояния и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ написана прописными буквами без пробелов и выделений. Текст положения составлен в программе «Microsoft Word», шрифтом TimesNewRoman, размером шрифта № 14, выравнивание абзаца – по левому краю междустрочный интервал – 1.5, отступ красной строки – 1.25.документ имеет следующие поля: вверхнее поле – 2 см., нижнее – 3 см., левое – 2 см., правое – 2 см. что не соотвестует ГОСТу 2016.

Экспертиза ценности документов в отделе загса проводится при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Из дел подлежат изъятию факсограммы, черновики, документы, подлежащие возврату, и документы с временными сроками хранения.

Право   граждан   на   обращение   в   государственные   органы   и   органы местного самоуправления закреплено в ст. 33 Конституции   Российской Федерации. Порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан урегулирован Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", который действует   в   настоящее   время, в   части, не противоречащей   Конституции Российской Федерации. На каждую парламентскую сессию Председателем Совета Федерации утверждается график приема граждан членами комитетов и комиссий Совета Федерации. В соответствии с Регламентом Совета Федерации Федерального Собрания Российской   Федерации и Положением об Аппарате Совета Федерации Федерального   Собрания Российской Федерации обеспечение реализации конституционных полномочий Совета Федерации, вытекающих из права граждан на обращение в органы государственной власти, возложенона Аппарат Совета Федерации. Непосредственно работа по рассмотрению предложений, заявлений, жалоб   и откликов граждан в соответствии с Положением о Приемной Совета   Федерации возлагается на Приемную Совета Федерации (отдел) Управления   информационного и документационного обеспечения Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.

Приказ об организации документов от 10.01.2019 № 6 в отделе записи актов гражданского состояния имеют стандартные реквизиты наименование организации и наименование вида документа напечатано по центру полужирным шрифтом, строчными буквами, дата внесена цифровым способом арабскими цифрами, номер документа расположен по правому краю, место составления отсутствует заголовок к тексту расположен по центру, текст напечатан Microsoft Office Word по ширине. В документах используется шрифт Times New Roman, размером 14; одинарный междустрочный интервал; выравнивание абзаца – по ширине с отступом первой строки 1,25 см), но при этом учтены следующие особенности: реквизиты бланка приказа оформлены на двух языках (башкирском и русском); преамбула на приказе завершена словом «п р и к а з ы в а ю», и напечатана в разрядку. В документе поставлен оттиск отдела записи актов гражданского состояния г. Казань. Составлением приказов, а также и других документов по личному составу занимается управляющий по делам.

Акт от 15.02.2019 года № 7 о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в отделе записи актов гражданского состояния составлен для исполнения полномочий, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории города. Акт утвержден. Гриф утверждения находиться в правом верхнем углу, оформлен с соблюдением основных правил оформления реквизитов, подпись поставлена рукописно.  Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа. Слово «акт» напечатан по левому краю жирным шрифтом, прописными буквами. Дата   внесена цифровым способом арабскими цифрами. Заголовок акта начинается с предлога «О».

В констатирующей части заполнена таблица акта, в нём указаны: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указан дата и номер протокола экспертной комиссии об утверждении описей дел постоянного хранения). Особое место в нем это дата составления – этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Констатирующая часть закончена сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. При подготовке акта применена программа Microsoft Office Word.  Использована шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размером 14 пт, таблица оформлена 12 шрифтом, одинарный междустрочный интервал; выравнивание абзаца – по ширине с отступом первой строки 1,25 см. документ имеет следующие поля: вверхнее поле – 2 см., нижнее – 2 см., левое – 2 см., правое – 1 см.  Акт подписан всеми членами комиссии.

Все документы в отделе записи актов гражданского состояния составлены на персональном компьютере, который имеется у каждого сотрудника. На компьютерах установлены необходимое программное обеспечение, антивирус; предоставлен доступ к сети Интернет. Каждый компьютер имеет доступ к локальной сети, объединяющий все компьютеры, которая позволяет быстро получить необходимый документ и обменивает файлами.

В органах ЗАГС есть электронный документооборот. Предусматривается, в частности, что запись акта гражданского состояния составляется также в форме электронного документа и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника органа записи актов гражданского состояния. Записи актов гражданского состояния, составленные в электронной форме, хранятся в информационной системе органа ЗАГС.

В форме электронного документа могут представляться заявления о вступлении в брак и о его расторжении, о рождении ребенка, об установлении отцовства, перемене имени и др.

Дела, в отделе записи актов гражданского состояния хранятся, в архиве в специальном кабинете в железных стеллажах.  Где обеспечивается их полная сохранность. Дела предохраняются от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела расположены в соответствии с номенклатурой дел. Завершенные дела постоянного срока хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в муниципальный архив.

Таким образом, документационное обеспечение деятельности отдела записи актов гражданского состояния, основывается на нормативно-правовые документы и локальные акты состоит из процессов документирования, документооборота, регистрации рассмотрению документов. Документы отдела записи актов гражданского состояния, которые имеет историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, подлежат постоянному хранению.

2.2. Рекомендации по организации делопроизводства в организации

1.     ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Методические рекомендации по организации работы с входящими документами в делопроизводстве и в архиве предназначены для студентов, обучающихся архивному делу, а также для работников архива.

В текущей деятельности на первый план выходит необходимость их правильного и грамотного хранения информации. Документы становятся хранителями информации, которая освещает прошедшие события жизнедеятельности предприятия, но потребность, в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документ – это память предприятия.

В предприятиях разрабатывается специальная система организации хранения документов в период их использования и в период после их использования, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

Абсолютно все документы, созданные или поступающие в ходе деятельности предприятия, подлежат четкой систематизации и тщательной обработке. Чтобы в дальнейшем можно было повторно использовать их, необходимо правильно организовать их сохранность, обеспечив быстрый доступ к любому из них.

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

Подготовка архивных документов организации для передачи на государственное хранение.

Рекомендации раскрывают основные проблемы и перспективы работы архивов по выдаче документов из архивохранилища.

Рекомендации подготовлены в целях упорядочения выдачи документов и дел из хранилища и их возврата на место; в целях обеспечения сохранности документов при их использовании.

Методические рекомендации разработаны в соответствии с требованиями следующих законодательных и иных нормативно правовых актов и методических документов в сфере информации, документации и архивного дела:

Федеральный закон от 02.03.2016 г. № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ (ред. От 28. 12.2018) «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Закон Республики Башкортостан от 3 февраля 2006 года №278-з «Об архивном деле в Республике Башкортостан» (с изменениями на 28 марта 2014 года);

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Российского стандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018);

 Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558);

Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (зарегистрировано в Минюсте России 17.08.2018 № 51922).

Данные методические рекомендации покажут, как работать с входящими документами и как обеспечить сохранность архивных документов в делопроизводстве и в архиве.

2.     ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Архив – организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

Входящие документы – это документы, поступившие в организацию. Все поступившие в общество документы, независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс, электронная почта), передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

Делопроизводство - вид государственной, муниципальной, научной, коммерческой и некоммерческой деятельности, связанной с вопросами документирования и организации работы с документами. Это система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Контроль исполнения документа – это совокупность процессов, которые обеспечивают своевременное исполнение документов.

Обеспечение сохранности документов – комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащий организации хранения архивных документов.

Организация – это целевое объединение ресурсов. Организации, созданные человеком (людьми), характеризуются наличием человека как активного ресурса. Для организаций, созданных человеком, характерно наличие функций управления и планирования. Необходимо отметить, что организация, входящая в более крупную организацию, является для последней ресурсом.

Отметка о поступлении документа — реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

Первичная обработка документов – обработка документов при поступлении в организацию.

Предварительное рассмотрение документов – изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица в компетенцию которого входит его рассмотрение.

Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Регистрационный номер документа – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.

Регистрационно-учетная форма – документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

Хранение документов – организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

3.     РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ И В АРХИВЕ

Входящие документы – это документы, поступившие в организацию. Все поступившие в общество документы, независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс, электронная почта), передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

Входящие документы образуют 3 направления движения: руководству общества, руководству структурных подразделений, непосредственно специалисту.

Работа с входящими документами предполагает прохождение следующих этапов документооборота: первичная обработка поступивших документов, предварительное рассмотрение документов, регистрация, рассмотрение документов руководством, направление на исполнение, контроль исполнения, подшивка документов в деле, формирование дел, передача дел в архив.

Организация работы с входящими документами начинается со стадии приема документов секретарем или работником службы делопроизводства. Предварительное рассмотрение документов предполагает необходимость осуществления «фильтрации» входящих документов, направляемых руководителю. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам относятся: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания, пакеты с пометкой "лично", копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов, информационные материалы. Регистрируемые документы делятся на две группы: срочные и не срочные

Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю.  Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

Входящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает: 01- индекс структурного подразделения, 05- номер дела по номенклатуре, 134- порядковый номер документа по журналу регистрации.

Каждый документ, регистрируемый в организации, получает регистрационный номер, индекс. Обязательным элементом индекса является порядковый номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.

Формы регистрации документов могу быть нескольких видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПК).

Рассмотрим первую систему регистрации – журнальную. Журнальная система регистрации используется эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота – 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания: секретных, конфиденциальных. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы: учетный номер документа, дата документа, вид и краткое содержание документа, наименование подразделения и фамилия исполнителя, номера носителя и листов черновика, количество экземпляров документа и листов в экземпляре, дата и подпись за получение проекта и черновика документа, подпись за возврат документа, отметка об уничтожении черновика, отметка об уничтожении проекта или лишних экземпляров документа, куда отправлен документ, номер экземпляра документа, наименование, номер и дата оправдательного документа, индекс дела, номер по учету документов выделенного хранени, номера листов дела, количество экземпляров, зарегистрированных по учету документов выделенного хранения.

На входящих документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штампелевателем. Отметка заключается в присвоении порядкового номера документу и записи его в регистрационный штамп.

После регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю организации. Руководство, ознакомившись с документом, должно составить резолюцию, те есть принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция должна содержать ясное и исчерпывающие указания о порядке и характере исполнения документа. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

Документы передаются поочередно всем исполнителям или размножаются и передаются всем одновременно в копиях, количество которых определяется ответственным исполнителем. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Контроль за исполнением документов – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Различают два вида контроля исполнения документов:

˗                     контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения,

˗                     контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу делопроизводства, в небольшой организации – секретариатом или секретарем.

Иногда по решению руководства организации контроль исполнения документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы делопроизводства. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля исполнения документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Когда работа над документом полностью завершена, документ и все относящиеся к нему материалы направляются в дело. На входящем документе внизу по центру ставится отметка о направлении документа в дело. Срок хранения входящей переписки всего пять лет. Поэтому передавать в архив организации на хранение нет необходимости.  Допускается хранение документов в специальных папках-регистрах в течении пяти лет в структурном подразделение. После истечения срока хранения входящая переписка подлежит к уничтожению по акту.

Таким образом, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой для работы с документами: контроля над сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.

4.     ПРАВИЛА ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ СПРАВОК

Вся информация, запрашиваемая в архиве, выдаётся на основании письменного заявления. В этом документе излагается суть запроса и все необходимые для осуществления поиска реквизиты. Также в заявлении сообщаются личные данные просителя, инициалы, адрес, телефон. Запрос обязательно должен быть подписан личной подписью заявителя.

Справка о работе (архивная), содержащая сведения о трудовом стаже, выдаётся при условии сообщения максимально точных сведений о месте работы заявителя.

Также в этом случае нужно указать должность и период работы. При смене фамилии нужно обязательно написать в запросе прежние инициалы. Запрашиваемая информация из архива должна быть предоставлена в течение 30 дней со дня регистрации запроса. Если для получения особых сведений требуется дополнительное время, то архив уведомляет просителя о продлении срока.

 Архивные учреждения по запросу граждан выдают копии оригинальных документов и архивные выписки. Такие информационные блоки изготавливаются на фирменном бланке организации. Если делается копия исторического документа, то необходимости использования такого бланка нет.

Архивная выписка имеет значение в том случае, если исходные сведения находятся в объёмном информационном регистре. Поэтому в целях оптимизации работы в выписке указывается только та часть информации, которая интересует заявителя.

Копии документов выдаются заявителю вместе с сопроводительным письмом. В случае если запрашиваемая информация в архиве отсутствует, в сопровождении сообщается причина невыполнения запроса.

5.     ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельны

е сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

·                     документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственней книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;

·                     проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;

·                     технологической и конструкторской документации — 20 лет;

·                     патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет;

·                     научной документации — 15 лет;

·                     кино- и фотодокументов — 5 лет;

·                     видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

6.     ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Хранение документов - деятельность, обеспечивающая рациональное размещение и сохранность документов.

Процесс хранения документов включает:

- организацию хранения документов;

- обеспечение сохранности документов. Графическое изображение процесса 2 «Хранение документов в архиве организации» представлено на схеме 06 приложения № 4.

2.1. Организация хранения документов

Организация хранения документов - совокупность действий, обеспечивающих условия для хранения и поиска документов в архиве, включает:

- систематизацию документов в архиве;

- предоставление помещения для архива;

- оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;

- обеспечение нормативных условий хранения документов.

2.1.1. Систематизация документов в архиве организации

Работы по подготовке дел к передаче в архив организации (выделение дел, подготовка описей дел структурных подразделений) ведутся с учетом схемы систематизации дел фонда.

Систематизация документов в архиве организации - группировка дел по признакам их содержания или (в некоторых случаях) формата и носителя.

Систематизация документов в архиве организации создает условия, необходимые для рационального размещения документов, а также для проведения операций по учету и поиску документов.

Архивные документы должны храниться в систематизированном виде в пределах фонда (п. 2.9. Правил).

Систематизация документов архивного фонда проводится работниками архива организации на основе общих положений, регламентирующих создание архивного фонда организации:

- документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд (п. 2.1. Правил);

- часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляют архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации (п. 2.3. Правил).

Организация, в деятельности которой образовался архивный фонд, является фондообразователем.

Определение фондовой принадлежности документов осуществляется работниками архива и проводится:

- при создании архива организации;

- при поступлении в архив документов, относящихся (возможно относящихся) к другому фонду (исходный документ - акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение № 20 Правил);

- при создании в архиве нового фонда (например, фонда документов известного деятеля науки, искусства, работавшего в организации, и др.);

- при реорганизации организации, смене формы собственности, изменении статуса и функций организации.

Определение принадлежности документов к конкретному архивному фонду основывается на следующих принципах:

- принадлежность документов к архивному фонду организации определяется по содержанию документов, реквизитам бланка, подписям, адресату, регистрационному штампу, резолюции и отметке о направлении документов на исполнение;

- входящие документы относятся к архивному фонду той организации, которой они получены;

- копии исходящих документов относятся к архивному фонду той организации, в которой созданы документы;

- внутренние документы относятся к архивному фонду той организации, в которой они созданы;

- дела, начатые в одной организации, а законченные в другой, относятся к фонду последней.

Документы организации, как правило, образуют один архивный фонд. Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:

- до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатной численности организации если это не повлекло за собой изменения целей и предмета деятельности организации;

- до и после изменения территориальных границ деятельности организации, если это не повлекло за собой коренного изменения ее статуса;

- в случае смены учредителя (п. 2.6. Правил), если это не повлекло за собой изменения целей и предмета деятельности организации.

Архивные документы организации составляют единый архивный фонд в случае временного прекращения деятельности организации, а затем ее восстановления с теми же функциями.

Архивные документы организации относятся к разным архивным фондам:

- в случае изменения собственника имущества организации (п. 2.6. Правил), в том числе, если смена собственника имущества организации связана со сменой учредителя;

- при расширении или сужении прав организации, которое влечет за собой коренное изменение ее статуса и создание новой организации.

Документы министерств СССР и РСФСР и документы федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, созданных после 1991 г., составляют разные архивные фонды. Разграничительная дата между ними устанавливается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов о конкретном органе исполнительной власти.

Документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, и документы предшествующих им советов народных депутатов республик, краевых, областных, автономных образований, а также районных и городских советов народных депутатов составляют разные архивные фонды; разграничительные даты между ними устанавливаются на основе соответствующих законодательных и иных нормативных правовых актов.

В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные делопроизводством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела передаются для окончания их исполнения организации-правопреемнику и включаются в документальный фонд последней.

Виды архивных фондов организации определены в п. 2.4. Правил.

Объединенные архивные фонды создаются, как правило, в организациях, имеющих подведомственные организации. Не допускается создание объединенных архивных фондов из документов органов представительной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации (субъектов Российской Федерации), а также из документов этих органов и документов избирательных комиссий по выборам органов представительной и исполнительной власти, если это не предусмотрено законодательством Российской Федерации и/или субъектов Российской Федерации.

Образование объединенных архивных фондов требует изменения архивных шифров дел (номеров фондов, описей), составления соответствующих учетных документов, размещения документов объединенного фонда в одном месте архивохранилища, а при необходимости и новой систематизации дел и пересоставления описей. Допускается учет документов организаций, входящих в объединенный архивный фонд, в отдельных описях.

Объединенный архивный фонд может образовываться не путем объединения существующих архивных фондов. Фонд может сразу формироваться как объединенный. В этом случае перешифровки и каких-либо других изменений не требуется.

Документы подчиненных организаций, передаваемые в архив руководящей организации, могут храниться не только в виде объединенного архивного фонда, но и как самостоятельные фонды.

Архивные коллекции могут поступать в архив в виде сложившихся документальных комплексов или же образуются в архиве из отдельных документов в целях создания условий для их хранения и использования.

Архивы федеральных органов исполнительной власти, а также других организаций, имеющих подведомственные организации, могут хранить несколько архивных фондов. Отдельные организации, подвергшиеся реорганизации с изменением характера и содержания основной деятельности, формы собственности и др., также могут хранить более одного фонда. Организации вправе выделять и отдельно хранить фонды, включающие документы работавших в организации деятелей науки, техники, культуры, искусства и др., созданные в период их работы в организации.

Хронологическими границами архивного фонда являются:

для архивного фонда организации - устанавливаемые на основе нормативных актов даты создания и ликвидации организации (при наличии нескольких актов об образовании организации принимается дата наиболее раннего из них);

для объединенного архивного фонда - даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда;

для архивного фонда известного деятеля, состоящего из документов, созданных им в процессе исполнения функций по должности, - даты самого раннего и самого позднего документа;

для архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа (п. 2.8. Правил).

Для архивного фонда действующей организации дата завершения архивного фонда остается открытой.

После определения фондовой принадлежности дел, документов систематизация дел, документов осуществляется в пределах конкретного архивного фонда.

В пределах фонда единицей систематизации архивных документов является единица хранения - учетная и классификационная единица, представляющая собой совокупность документов или физически обособленный документ, имеющую/имеющий самостоятельное значение.

Единицей хранения в архиве организации является дело (электронное дело) (п. 3.3. Правил). В свою очередь, в пределах одного дела документы должны быть систематизированы и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов. Требования к формированию и оформлению дел содержатся в п. 4.19 - 4.26 Правил и в разделах 1.1.2. и 1.2. Методических рекомендаций.

Единицы хранения должны быть учтены в годовых разделах описей (п. 2.10 Правил). Систематизация единиц хранения в пределах фонда в большинстве случаев проводится на основе сочетания признаков систематизации:

- хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций. По этой схеме дела группируются по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации;

- структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания;

- хронологически-функциональная схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой; при этом группировка дел происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) организации, подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, финансирование, учет и отчетность и

др.) или в соответствии с классификатором видов (направлений) деятельности самой организации;

- функционально-хронологическая схема также применяется по отношению к архивным фондам организаций с часто менявшейся структурой; при этом дела группируются сначала по функциям деятельности организации, а затем по хронологическому признаку;

- хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему архивным фондам, а также отдельным архивным коллекциям;

- хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются, как правило, для систематизации дел архивных фондов организаций, не имеющих структуры.

При систематизации единиц хранения необходимо иметь в виду следующее:

- дела относятся к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения);

- планы, отчеты, штатные расписания, номенклатуры дел, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; планы, охватывающие несколько лет, относятся к начальному году их действия, а отчеты за несколько лет - к последнему году отчетного периода;

- документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, трудовых договоров, соглашений к ним и других документов) включаются в опись документов по личному составу.

Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом работников, включаются в документальный (архивный) фонд получившей их организации.

На личные дела уволенных работников может составляться отдельная опись.

Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации. При необходимости личные дела могут систематизироваться по алфавиту фамилий работников, не принимая во внимание хронологию.

В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - приказы о приеме на работу (зачислении в учебное заведение и др.), перемещении, увольнении (окончании учебного заведения и др.), трудовые договоры и соглашения об их изменении, личные карточки работников, лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, лицевые счета, карточки-справки по заработной плате.

Личные дела и личные карточки уволенных работников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей (при объединении документов организации с документами подведомственных организаций), по хронологии их создания, по алфавиту названий и др. При этом документы отдельных организаций могут систематизироваться в соответствии с разными схемами, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации (п. 2.12. Правил).

Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов (п. 2.13 Правил). В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы тематические подгруппы, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации.

Результатом процесса систематизации документов фонда является схема систематизации дел архивного фонда - внутренний рабочий документ, который разрабатывается в архиве организации:

- при создании архива организации;

- при поступлении в архив документов другого фондообразователя.

Схема систематизации включает:

- номер фонда;

- виды составляемых описей (соответствуют выделяемым комплексам документов): опись дел, документов постоянного хранения; опись дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения; опись дел, документов по личному составу6 (в архиве организации могут выделяться и другие комплексы документов, требующие составления описи: например, научные отчеты);

- структуру каждой описи: выделяемые разделы и перечень включаемых видов документов.

Схема систематизации дел архивного фонда составляется на каждый фонд архива. Возможно (при необходимости) их объединение в общую схему.

Результаты систематизации единиц хранения в пределах фонда закрепляются при составлении описей дел, документов в архиве организации. Графическое изображение процесса 2.1.1. «Систематизация дел в архиве организации» представлено на схеме 07 приложения № 4.

2.1.2. Предоставление помещения для архива организации

Предоставление помещения для размещения архивных документов - один из процессов, обеспечивающих условия рационального размещения документов и их сохранности.

Предоставление помещения для размещения архивных документов осуществляется на основании распорядительного документа руководителя организации о создании архива. Организацию процесса предоставления помещения для размещения архивных документов осуществляет руководитель архива (лицо, ответственное за архив) при участии административно-хозяйственной службы организации.

Процесс предоставления помещения для размещения архивных документов включает определение площади, выбор помещений архива организации и оснащение их оборудованием.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать архивную справку о подтверждении трудового стажа, переименованиях организации и заработной плате: Открытое акционерное общество «Кумертауское ремонтно-строительное управление»

(вписать название организации)

структурное подразделение ­______отдел бухгалтерии____________________

                                         (указать название и номер цеха, лаборатории, отдела)

в должности ______________бухгалтер_________________________________

период работы с ___1991г.___ по ________1994г.___________

справка необходима для предоставления в Пенсионный Фонд для: оформления пенсии по старости (льготной).

Фамилия в эти годы была _______Галеева_____________

                                        (указать фамилию и год изменения фамилии)

 10.02.2020г.                                                                                      Галеева  

        (дата)                                                                                                                 (подпись)                                                                                                                                                                              

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.                 Федеральный закон от 02.03.2016 г. № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» // СПС Консультант Плюс.

2.                 Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СПС Консультант Плюс.

3.                 ГОСТ Р. 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // СПС Консультант Плюс.

4.                 ГОСТ Р. 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. // СПС Консультант Плюс.

5.                 Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830) // Консультант Плюс. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_185738/.

Выводы по 2 главе

На основе анализа в отделе записи актов гражданского состояния обнаружено неправильное оформление положения о постоянно действующей экспертной комиссии, приказа об организации экспертизы ценности документов, заседания экспертной комиссии по уничтожению документов, акта выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.  Для повышения эффективности организации работы с документами в отделе записи актов гражданского состояния разработаны рекомендации по организации работы с входящими документами в делопроизводстве и в архиве.

Документационное обеспечение деятельности управления отдела записи актов гражданского состояния, основывается на нормативно-правовые документы и локальные акты состоит из процессов документирования, документооборота, регистрации рассмотрению документов. Документы отдела записи актов гражданского состояния, которые имеет историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, подлежат постоянному хранению.

Основным документом, для проведения работы с обращением граждан в отделе записи актов гражданского состояния, является Положение о постоянно действующий работу с обращением граждан отдела записи актов гражданского состояния г. Казань. Положение в оформлении имеет некоторые недочеты. Чтобы их решить составили рекомендацию по организации работы с входящими документами в делопроизводстве и в архиве.

Заключение

В ходе работы над исследованием была изучена и проанализирована организация и технология документационного обеспечения деятельности отдела записи актов гражданского состояния. В ходе исследования был проведен анализ и систематизация учебной, специальной и методической литературы по документационному обеспечению управления и работы с обращением граждан в деятельности в отделе записи актов гражданского состояния: А.В. Ермолаева, Ю.С. Литвинова, Л.Р. Фионова, И.Н. Кузнецов, Г.А.Казанцева а так же анализ федеральных законов, ГОСТов, нормативных, правовых актов. Данный вопрос рассматривали в статьях Храмцовской Н.А. «Уточнен порядок рассмотрения анонимных и повторных обращений граждан», Янковой В.Ф. «Организация работы с обращениями граждан: закон есть, но проблемы остаются».

Список литературы

1.                 Конституция Российской Федерации // СПС КонсультантПлюс.

2.                 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СПС КонсультантПлюс.

3.                 Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СПС КонсультантПлюс.

4.                 Федеральный закон  от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // СПС КонсультантПлюс.

5.                 Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // СПС КонсультантПлюс.

6.                 Федеральный закон от 08. 07.2006 одобрен Советом Федерации 14.07.2016 года. « О персональных данных» // СПС КонсультантПлюс.

7.                 ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов // СПС КонсультантПлюс.

8.                 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.  «Управление документами. Общие требования». – Введ. 12.03.2007. //  СПС КонсультантПлюс.

9.                 ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» // СПС КонсультантПлюс.

10.            ГОСТ Р 7.08.-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // СПС КонсультантПлюс.

11.            ГОСТ 7.32-2017. Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления

12.            Основные правила работы архивов организаций (утв. Росархивом) от 06.02.2002 являются нормативно-методическим документом, определяющим деятельность архивов организаций // СПС КонсультантПлюс. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/.

13.            Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда российской федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31 марта 2015 г. носят рекомендательный характер и определяют порядок хранения документах в архивах // СПС КонсультантПлюс. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_185738/.

14.            Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учеб.- практич. пособие / В.И. Андреева. – М. : Кнорус, 2016 – 267 с.

15.            Асалиев А.М. Основы делопроизводства: учкбное пособие / А.М.Асалиев, И.И.Миронова, Е.А. Косарева, Г.Г. Вукович. – М. : ИНФА-М, 2016. – 144 с.

16.            Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот / А.Б. Барихин. – М. : Книжный мир, 2016. – 251 с.

17.            Басаков М.И. Документационное обеспечение управления ( делопроизводство): учебник / М.И. Басаков. – Изд. 2-е, исп. И доп. – Ростов н/Д : Феникс, 2016. – 350 с.

18.            Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения) : учебное пособие /М.И. Басаков. – М. : КНОРУС, 2016. – 216 с. – (Начальное и среднее профессиональное образование).

19.            Басаков М.И. Справочник секретаря-референта : практ. пособие / М.И. Басаков. Изд. 5-е, перераб. И доп. – Ростов н/Д : Феникс, 2016.

20.            Булат Р. Е. Документационное обеспечение управления персоналом: Учебное пособие [Электронный ресурс] / Р.Е. Булат. – М. : НИЦ ИНФРА  – М, 2015.  – 144 с.

21.            Быкова Т. А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : учеб. пособие / Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М. : ИНФРА-М., 2017. – 304 с.

22.            Быкова Т. А.Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учебное пособие [Текст] / Т. А.Быкова, Л.В. Санкина. – М. : НИЦ ИНФРА-М, 2015. – 217 с.

23.            Гладий Е.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / Е.В. Гладий. – М. : РИОР: ИНФРА-М, 2016. – 249 с.

24.            Грозова О. С. Делопроизводство : учебное пособие для СПО / О. С. Грозова. – М. : Издательство Юрайт, 2017. – 126 с.

25.            Гуреева М.А. Правовое обеспечение профессиональной деятельности: Учебник  / М.А. Гуреева - М. : ИД «ФОРУМ» : ИНФРА-М, 2017. – 240 с.

26.            Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления. [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/2.htm.

27.            Замыцкова О. И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: Учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова, – 14-е изд., перераб. – Рн/ Д : Феникс, 2017. – 376 с.

28.            Инструкция по делопроизводству администрации сельского поселения муниципального района Аургазинский район [Электронный ресурс], 2015 г. - 28 с.

29.            Информационные технологии в профессиональной деятельности : учеб. пособие / Е.Л. Федотова. — М. : ИД «ФОРУМ» : ИНФРА-М, 2018. — 367 с. — (Среднее профессиональное образование). - Режим доступа: http://znanium.com/catalog/product/944899

30.            Казанцева Г. А. Личные документы: требования к оформлению и образцы документов. Учебное пособие [Электронный ресурс] / Г.А. Казанцева. – М. : ФЛИНТА, 2017. – 31 с.

31.            Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие / М.В.Кирсанова; Российская Академия гос. службы при Президенте РФ (РАГС). - 4-е изд. – М. : НИЦ ИНФРА-М, 2016 – 312 с.

32.            Коканова, Р. А. Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления [Текст] : учебное пособие / авт.-сост. Р. А. Коканова, А. Ф. Климова. - Москва: КноРус, 2016. - 109 с. - Режим доступа: https://search.rsl.ru/ru/record/02000022641

33.            Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство : учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. – 3-е изд., перераб. и доп. – М. : Издаельство Юрайт, 2017. – 462 с.

34.            Кузнецов, И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. - 6-е изд., перераб. и доп. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков И. К. », 2017. - 520 с.

35.            Куняев Н.Н Документоведение [Электронный ресурс] : учебник / Н.Н.Куняев, Д.Н.Уралов, А.Г. Фабричнов. – М. : Логос, 2016. – 352 с.

36.            Основы делопроизводства : учеб. пособие / А.М. Асалиев, И.И. Миронова, Е.А. Косарева, Г.Г. Вукович. –  2-е изд., испр. и доп. – М. : ИНФРА-М, 2017. – 146 с.

37.            Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления / Ю.А. Панасенко. ­­– М. : РИРОР: ИНФРА-М, 2016. – 112 с.

38.            Положения. Правила их составления и оформления. [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://studopedia.org/2-34851.html

39.            Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие [Текст] / А.А. Раздорожный. – М. : НИЦ ИНФРА – М, 2016.  – 290 с.

40.            Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления / М.Ю. Рогожин. – М. : Издательство Юрайт, 2016. – 244 с.

41.            Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. – 12-е изд., перераб. и доп. – М. : Издательский центр «Академия», 2016. – 264 с.

42.            Соколова О.И Документационное обеспечение управления в организации: Учебное пособие / О.И. Соколова, Т.А. Акимочкина. 2-е изд., стер. – М. : КОНКУРС, 2016. – 156 с.

43.             Требования к составлению и оформлению приказов по основной деятельности. [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://studfiles.net/preview/4342720/page:33/

44.            Устав сельского поселения Михайловский сельсовет муниципального района Аургазинский район Республики Башкортостан [Электронный ресурс], 2013 г. – 53 с

45.            Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М. : Издательство РАГС, 2015. – 84 с.

46.            Шишов О. В.Современные технологии и технические средства информатизации: Учебник [Электронный ресурс] / О.В. Шишов. –  М. : НИЦ ИНФРА – М, 2016. – 79 с.

47.            Шувалова Н. Н. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова. – М. : Издательство Юрайт, 2017. – 221 с.

48.            Шувалова Н.Н Основы делопроизводства. учеб. пособие / Н.Н. Шувалова, А.Ю. Иванова. – М. : Издательство Юрайт, 2016. – 375 с.

49.            Электронный документооборот. [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.docflow.ru/edu/glossary/detail.php?ID=27946.