Techniques de négociation des marchés
Présentation
La négociation est la recherche d'un accord centré sur des intérêts matériels ou des enjeux quantifiables entre deux ou plusieurs interlocuteurs dans un temps limité.
Cette recherche d'accord implique la confrontation d'intérêts incompatibles sur divers points de négociation que chaque interlocuteur va tenter de rendre compatibles par un jeu de concessions mutuelles.
La négociation dans les marchés publics peut se conduire sur 50% des procédures lancées (en volumétrie) ; les marchés relevant de l'ordonnance peuvent quant à eux systématiquement être négociés.
Négocier ne s'improvise pas ; cela suppose un travail de préparation la la définition de tactiques pour éviter de n'obtenir du fournisseur qu'une simple remise commerciale.
Méthodes
Outils
Modèles
Techniques de négociations des marchés publics
La grille de négociation financière
Rapports et courriers de négociation
Méthode : techniques de négociation des marchés publics
Présentation
La négociation est l'une des étapes du processus de passation pour laquelle l'acheteur public a un rôle important à jouer, même si elle n'est ouverte que par voie d'exception dans le code des marchés publics. Négocier efficacement les prix d'un marché suppose pour l'acheteur de parvenir à obtenir davantage que le simple pourcentage commercial de remise.
Afin d'aboutir à une négociation efficace, plusieurs étapes tactiques doivent être suivies :
quels sont les rapports de force en présence ?
comment s'expliquent les prix proposés par les entreprises ?
quelle est ma cible de négociation ?
comment je parviens à l'atteindre ?
Trop souvent, une fois la présentation des offres techniques réalisées et les réponses aux questions sur la prise en compte du besoin apportées par l'entreprise, l'acheteur se contente des approches suivantes :
"pouvez-vous faire un effort sur votre offre financière" ?
"pour obtenir l'attribution du marché vous devez réduire le montant de votre offre"
" si vous ne réduisez pas le montant de votre offre, nous serons obligé de vous classer en seconde position en application des critères"
Le point commun de ces trois arguments de négociation est qu'il sont décorrélés de toute réalité des prix proposés par l'entreprise. Vous n'obtiendrez au mieux, dans une telle configuration, qu'un pourcentage de rabais, le plus souvent lié à la marge de négociation provisionnée par l'entreprise lors de sa soumission (3 à 5% selon les cas).
La négociation des prix du marché mérite de reposer sur une analyse des postes de coûts des différentes entreprises ; l'acheteur devant pouvoir détecter ceux des postes de prix sur-évalués et, à l'inverse, ceux qui sont manifestement sous-évalués : l'enjeu n'est pas de réduire de façon absolue le prix proposé, il est davantage d'obtenir un prix évalué à sa juste mesure compte tenu des modalités d'exécution du marché, des vecteurs de productivité et du niveau d'engagement du pouvoir adjudicateur ou de l'entité adjudicatrice.
La négociation s'anticipe dans les marchés publics
Anticipez les délais de négociation et la mobilisation des équipes : planning, limitation ou non du nombre de candidats...
Limitez les pressions potentielles : accord de confidentialité interne / externe
Suscitez la concurrence : visibilité du marché, animation du marché fournisseurs…
Prenez en compte la complexité du besoin : dialogue compétitif / conception-réalisation / rounds de négociation
Définissez votre zone de négociation : ouverture / fermeture du cahier des charges, des clauses négociables...
Comprenez les prix : Approche TCO, bordereaux de prix détaillés...
Alignez vos critères et pondérations sur les enjeux stratégiques
La négociation se prépare et... se prépare
La préparation est une étape essentielle, peut être aussi importante que la négociation elle-même. L’acheteur public doit ainsi :
Connaître l’existant et le besoin à la perfection
Connaître les fournisseurs et spécifiquement en matière de logiciel, les règles éditeurs (métrique, règle de conversion, limitations d’usages spécifiques, règles de maintenance)
Systématiser la décomposition des coûts
Systématiser le benchmark entre acteurs de l’administration voir du secteur privé
Maîtriser parfaitement les implications essentielles
Dégager un maximum de leviers de négociation et les prioriser
Formation : la négociation des marchés publics complexes
Faut-il systématiser la négociation ?
On le sait, recourir à la négociation sur les marchés important, pensons par exemple aux marchés de travaux sous les seuils de procédures, permet de générer des gains achats. Pour autant, faut-il généraliser la négociation en MAPA ? La fiche pédagogique vous donne les clefs de réponse pour adopter les bonnes pratiques.
Comment fixer vos objectifs de négociation ?
La négociation n'est pas du marchandage. L'acheteur doit déterminer ses objectifs et ses leviers de négociation pour parvenir à obtenir des gains supérieurs à la simple remise de bas de page, commerciale. La fiche méthode vous permet d'y voir plus clair dans la fixation de vos objectifs de négociation.
Comment se comporter en négociation ?
On ne naît pas négociateur, on le devient ! Quelques clefs présentées dans la fiche méthode vous permettent de travailler votre posture lors de la tenue de négociations.
Outil : la grille de stratégie de négociation financière (abonnés)
Pour vous aider à formaliser vos négociations, acheteurs-publics met à votre disposition la grille de négociation financière, permettant de préparer et de conduire les négociations dans la perspective d'un prix objectif, sans nécessiter un important travail de préparation.
