Coordination des commandes - marchés publics

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Définition

La coordination des commandes permet à un pouvoir adjudicateur de coordonner les achats de ses services qui disposent d'un budget propre. Il est possible d'y recourir aussi bien pour la conclusion d'un marché public que pour la conclusion d'un accord-cadre.

Le Code de la commande publique ne reprend plus le mécanisme instauré par l'article 7 du Code des marchés publics de 2006, mais se réfère à la notion d' "unités opérationnelles distinctes" (article R2121-2).

Techniques d'achats

Réglementation

Clausier contractuel

Les leviers achats

Textes relatifs aux marchés publics

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Réglementation en vigueur

Code de la commande publique

Applicable aux marchés lancés à compter du 1er avril 2019

Titre II : CHOIX DE LA PROCÉDURE DE PASSATION

Article L2120-1

Les marchés sont passés, selon leur montant, leur objet ou les circonstances de leur conclusion :

1° Soit sans publicité ni mise en concurrence préalables, dans les conditions prévues au chapitre II ;

2° Soit selon une procédure adaptée, dans les conditions prévues au chapitre III ;

3° Soit selon une procédure formalisée, dans les conditions prévues au chapitre IV.

Chapitre Ier : Calcul de la valeur estimée du besoin

Section 1 : Dispositions générales

Article R2121-2

Lorsqu’un acheteur est composé d’unités opérationnelles distinctes, la valeur totale estimée des marchés passés pour les besoins des différentes unités opérationnelles est prise en compte. Toutefois, lorsqu’une unité opérationnelle est responsable de manière autonome de ses marchés ou de certaines catégories d’entre eux, la valeur du besoin peut être estimée au niveau de l’unité en question

Historique de la réglementation

Décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics

Article 110 - Avances

(...)

Dans le cas d'un accord-cadre exécuté au moyen de bons de commande dans les conditions fixées à l'article 80, comportant un montant minimum supérieur à 50 000 euros HT et passé par un groupement de commande ou une unité opérationnelle distincte au sens de l'article 20 et lorsque chaque organisme ou service procède lui-même au paiement des prestations qu'il a commandées, le marché public peut prévoir que le régime de l'avance est celui qui relève des dispositions applicables aux accords-cadres à bons de commande ne comportant pas de minimum fixé en valeur.

Régime juridique : coordonner la passation des marchés publics

Circulaire du 14 février 2012 relative au guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics

Un service centralisateur peut, par exemple, être désigné pour conclure un accord-cadre ou un marché à bons de commande, dans le cadre duquel chaque service pourra conclure son propre marché subséquent ou émettre des bons de commande, selon les termes fixés par le contrat conclu par le service centralisateur. Un ministère peut donc passer un marché ou un accord-cadre au niveau central, pour son compte et celui de différents services de l'Etat. Afin de faciliter la coordination des achats entre une administration centrale et ses services déconcentrés, il est possible de conclure un marché à bons de commande passé au niveau central et exécuté (par émission des bons de commande) au niveau déconcentré.

Les modalités de mise en œuvre de ce mécanisme de coordination sont laissées à la libre appréciation des pouvoirs adjudicateurs. Il convient, toutefois, de bien anticiper l'évolution des besoins et le périmètre des services concernés, avant le lancement de la procédure marché. En effet, une fois celle-ci lancée, il n'est pas possible d'intégrer des modifications qui remettraient en cause l'équilibre initial du marché.

Vade-mecum des marchés publics, DAJ 2015

La coordination des achats au sein d’un même pouvoir adjudicateur relève d’une logique différente puisque, juridiquement, c’est le pouvoir adjudicateur qui passe l’accord-cadre et qu’il n’y a pas nécessairement de convention. Il se peut cependant que ce soit les services concernés qui passent les marchés subséquents et que leur identification soit différente de celle du service qui a conclu l’accord-cadre. Pour des raisons de sécurité juridique, il est préférable de prévoir dès le début, la liste des entités qui seront susceptibles de passer des marchés sur la base de l’accord-cadre. Ces entités peuvent ne pas être désignées nommément et individuellement, mais elles doivent l’être de façon suffisamment précise pour qu’elles puissent être facilement identifiées. Ainsi, s’il n’est pas possible d’utiliser une formule aussi générale que « les administrations établies dans une région », en revanche, la référence à « tels services déconcentrés de l’Etat dans tel département » peut suffire. Dans ce cas, les services concernés sont liés par l’accord-cadre et ne peuvent satisfaire le besoin en cause en passant séparément des marchés en dehors de l’accord-cadre.

Cette démarche procède d’un souci légitime d’économiser les moyens administratifs consacrés à la préparation et à la gestion des marchés, et de bénéficier de l’effet de masse susceptible de pousser les fournisseurs à baisser leurs prix. Il ne faut pourtant pas se dissimuler que cette « mutualisation » n’est pas une panacée. La globalisation des commandes peut conduire à réduire la concurrence. Et surtout, la mutualisation implique une discipline - consentie sinon imposée- de la part de tous les ministères ou services concernés. Elle suppose que soit maîtrisé l’échelonnement des besoins dans le temps, variable au départ selon les participants, que chacun d’entre eux fournisse une information complète et précise sur des projets, bref qu’une certaine autorité s’exerce sur les services invités à exprimer leurs besoins. Il faut enfin que le service coordonnateur soit responsable du suivi de l’exécution du marché (CCMP, rapport d'activité 2007, p. 27).

La consultation devant être lancée sur la base d’un cahier des charges commun, il convient de bien anticiper l’évolution des besoins et le périmètre des services concernés avant le lancement de la procédure de marché ; en effet, une fois celle-ci engagée, il est impossible d’intégrer des modifications qui remettraient en cause l’équilibre initial du marché (CCMP, rapport d'activité 2011).

■ ■ ■ Une définition claire et préalable du rôle du service coordonnateur avant le lancement de la procédure. Tel n'est pas le cas lorsque les attributions du service coordonnateur n'ont fait l’objet d’aucune instruction ministérielle ni même d’un quelconque échange de lettres entre les ministères concernés. (Rapport d'activité 2008, CCMP, p. 28)

■ ■ ■ Modalités de mise en oeuvre. Les modalités de mise en œuvre de ce mécanisme de coordination sont laissées à la libre appréciation des pouvoirs adjudicateurs et peuvent être formalisées dans une convention. Ainsi un ministère centralisateur peut, par exemple, être désigné pour conclure un accord-cadre à partir duquel chaque ministère pourra soit conclure son propre marché, soit émettre des bons de commande dans les termes fixés par le marché passé par le ministère centralisateur. Un ministère peut donc passer un marché ou un accord-cadre au niveau central pour son compte et celui de différents services de l’État, celui-ci restant le pouvoir adjudicateur (Rapport d'activité 2011, CCMP).

■ ■ ■ Accords cadres - définition des parties prenantes. La commission, constatant que les parties prenantes à l’accord-cadre n’étaient pas définies avec suffisamment de précision, a recommandé au service d’interroger l’ensemble des ministères sur leur intention de participer à ce contrat et de disposer d’un engagement formel de chacun d’entre eux (CMPE, rapport d'activité 2007, p. 28).