Techniques d'analyse des candidatures
Présentation
L'analyse des candidatures est une étape classiquement sous-évaluée dans les appels d'offres. L'usage massif des procédures ouvertes fait de l'analyse des candidatures une simple étape de vérification de conformité ou de détection des incompatibilités manifestes (non atteinte de niveaux minimaux de capacité, taille sous-critique de l'entreprise...).
En procédures restreintes ou négociées avec limitation du nombre de candidats, l'analyse des candidatures devient une étape stratégique, dans la mesure où elle détermine la short-list des candidats qui seront admis à déposer une offre.
Dit autrement, en procédure avec limitation du nombre de candidats, l'analyse des candidatures est un instrument de gestion du panel des entreprises déterminant la qualité des offres à venir.
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Processus
Evaluer l'intérêt de fixer un niveau minimum de capacité : pour l'ensemble des procédures, l'acheteurs a le choix entre simplement exiger des informations au stade des candidatures ou communiquer en amont sur les niveaux minimaux imposés aux candidats qui souhaitent répondre. La fixation d'un niveau minimal de capacité doit répondre objectivement à vos contraintes d'exécution. Seules les candidatures qui satisfont à ces niveaux minimaux peuvent être analysées.
Contrôler la recevabilité des candidatures reçues : les candidatures peuvent être irrecevables pour défaut de production des pièces exigées ou par méconnaissance des niveaux minimaux de capacité fixés dans l'avis de marché ou par méconnaissance de la législation (interdictions d'accès).
Procéder aux demandes de pièces absentes ou incomplètes : s'il ne s'agit que d'une simple faculté pour l'acheteur public, il convient dans une optique de saine gestion de la relation fournisseurs de permettre le plus souvent possible aux entreprises de régulariser leur situation
Analyser la capacité financière des candidats : l'analyse de la capacité peut être effectuée a minima, sur la base de la comparaison du chiffre d'affaire (qui en soit ne témoigne pas de la santé financière de la société) ou de façon plus approfondie, notamment dans les procédures avec limitation du nombre de candidats (appel d'offres restreint ou procédure négociée) ainsi que pour les marchés à forts enjeux d'investissements. L'analyse de la capacité financière suppose pour l'acheteur une bonne connaissance des liasses fiscales et sociales mobilisables et des principaux ratios de solidité financière.
Analyser les capacités techniques et professionnelles des candidats : l'acheteur doit également tenir compte des certificats de capacité et professionnels, des moyens matériels et humains des sociétés et doit analyser les références des sociétés. Cette étape suppose la mise en place d'une grille d'évaluation objective s'appuyant sur les informations exigées des entreprises.
Etablir le rapport d'analyse des candidatures : une fois ces étapes réalisées, il vous reste à synthétiser vos analyses et surtout à justifier de vos choix pour la commission d'appel d'offres mais aussi dans l'optique de les expliquer aux candidats qui n'auraient pas été retenus. Dans les procédures avec limitation du nombre de candidats admis à déposer une offre, il vous faut classer les entreprises pour ne retenir que les meilleures dans la limite du nombre annoncé dans votre avis d'appel public à la concurrence
