Analyse des coûts
Présentation
Afin d'obtenir des gains économiques, l'acheteur doit décomposer les différents coûts de la prestation achetée et procéder à une analyse des différents postes de coûts de la prestation achetée, sans s'en tenir au coût d'achat immédiat.
Le coût global d'utilisation doit notamment être pris en compte :
le coût d’acquisition (ex: prix payé pour un matériel)
le coût d’utilisation (ex: coûts logistiques compris) ;
le coût de maintenance (ex: prix payé pour la maintenance du matériel)
le coût de fin de vie (ex: prix payé pour la reprise du matériel)
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Réduire chacun de ces coûts nécessite une analyse poste par poste de votre marché pour agir efficacement (ex: pour un ordinateur, le prix de l'ordinateur est composé du prix du logiciel "système d'exploitation", le prix de chaque composant (processeur, mémoire etc...), le prix de livraison, le prix de la garantie etc...)
A savoir : le coût de maintenance est parfois plus élevé que le coût d'acquisition. De même les coûts indirects (ex: coût de la commande) sont parfois supérieurs au coût d'acquisition.
Les différents types de coûts (NF X 50-501, NF X 50-151, NF X 60-010) :
Prix : somme ou argent demandés pour acquérir un produit lors d'une transaction commerciale.
Coût : dépense supportée résultant de la production ou de l'utilisation d'un produit ou de l'ensemble des deux.
Coût proportionnel: somme ou ensemble des dépenses entraînées par la réalisation d'un produit proportionnellement au nombre d'unités réalisées.
Coût variable : somme du coût proportionnel et des autres dépenses variables non proportionnelles mais directement entraînées par la réalisation d'un produit.
Coût direct : somme du coût variable et de toutes les dépenses (amortissement d'investissements particuliers, etc.) fixes entraînées par la réalisation d'un produit.
Coût complet (Coût de revient) : somme du coût direct et des coûts de distribution (plus frais divers supportés par le producteur). La marge nette représente la différence ou l'écart entre le prix de vente et le coût de revient d'un produit.
Coût d'acquisition : c'est le prix d'achat augmenté de frais divers relatifs au produit. Si l'acheteur utilisateur du produit appartient à l'entreprise, le coût d'acquisition est aussi appelé "coût de cession".
Coût d'utilisation : c'est le coût d'exploitation d'un produit avec main-d'œuvre éventuelle, consommation, énergie, etc.
Coût de maintien en état de service : ce sont les coûts entraînés par les opérations de maintenance (rechanges, etc.) et par les modifications éventuelles.
Coût de mise hors service : ensemble des coûts entraînés par la destruction d'un produit ou par son recyclage. Coût global : somme des coûts d'acquisition, d'utilisation, de maintien en état de service et de mise hors service.
Coût global : le coût global est relatif à l'ensemble de la vie d'un produit pour un usage donné (de l'acquisition à la destruction).
Coût global de référence : ensemble des dépenses prévisibles à engager par un utilisateur pour faire l'acquisition d'un bien correspondant à un usage de référence et une durabilité donnée.
Coût moyen d'unité d'usage : rapport entre le coût global de référence et la durabilité estimée en nombre d'unités d'usage.
Coût objectif : en vue de l'acquisition d'un produit
La cour des comptes a pu mener une réflexion intéressante sur les coût en matière de prestations intellectuelles à travers un rapport concernant le recours aux sociétés de conseil par le secteur public :
"Trois mécanismes de tarification sont appliqués aux prestations de conseil fournies à l’État :
- la tarification unitaire, exprimée en jours-hommes (ou en heures dans certains cabinets d’avocats d’affaires), est strictement proportionnelle au temps passé par les consultants. Elle varie selon le niveau de compétence des consultants (la « séniorité »)La tarification unitaire est utilisée dans un tiers des cas, selon le syndicat professionnel Syntec. Elle est courante pour les prestations d’expertise, notamment de conseil juridique. Ce mode de facturation traduit la préoccupation du service prescripteur de pouvoir quantifier les effectifs en renfort dont il a besoin : il est assez éloigné d’une logique de recherche d’un résultat ou d’un impact, à la différence des tarifications au forfait ou à l’unité d’œuvre ;
- la tarification forfaitaire définit un montant de facturation pour la fourniture d’un « livrable » commandé ou d’une prestation prédéfinie. Son montant est fixé d’avance et non ajustable en fonction des moyens mis en œuvre. Ce type de mode de facturation est utilisé, selon Syntec, dans près des deux tiers des cas, ce que l’enquête de la Cour a confirmé. C’est par exemple le mode de facturation qui est, le plus souvent, utilisé par l’Agence des participations de l’État pour ses conseils juridiques, financiers et stratégiques ;
- la tarification à la performance ou au résultat (success fee) est plus rare (environ 5 % des cas). Elle combine en général une part forfaitaire et une part, positive ou négative, déclenchée par l’atteinte ou non d’un résultat préalablement fixé (niveau de performance, quantité de « livrables », respect des délais.). Le ministère irlandais du revenu a utilisé ce type de rémunération de ses consultants pour la mise en place des dispositifs de lutte contre la fraude fiscale. Le marché de déploiement du système d’information comptable de la DCN fournit un exemple positif d’un tel mode de pilotage, puisqu’un système de bonus/malus était prévu en fonction de la certification ou non des comptes. Une réflexion est en cours à la direction générale des finances publiques pour un marché d’assistance à la lutte contre la fraude à la TVA. La mise en œuvre de ce type de tarification demeure complexe, notamment dans le choix puis la mesure des indicateurs pertinents et dans la prévention des comportements adaptatifs des prestataires. Le mécanisme de rémunération à la performance mériterait d’être étudié et mis en place chaque fois que les résultats attendus de l’intervention de conseils extérieurs sont clairement identifiés et attribuables à son action.
La multiplication des prestations de conseil d’aide à la décision ou d’accompagnement du changement, liée notamment à la mise en œuvre de la révision générale des politiques publiques, a contribué à développer, sur le modèle des marchés de travaux, un quatrième mécanisme de facturation, « à l’unité d’œuvre », qui définit dans le cahier des charges de l’intervention, un catalogue de tâches à accomplir (tenue de réunion) ou de « livrables » à remettre (diagnostic, compte rendu de réunions, plan d’action, etc.).
Chaque prestation est tarifée de manière forfaitaire à partir d’un ensemble de moyens mis en œuvre, le plus souvent constitués de personnel aux qualifications différentes. Par exemple, le marché engagé en 2011 dans le cadre de la révision générale des politiques publiques pour l’évaluation des politiques publiques, l’audit et l’accompagnement du changement dans un périmètre déterminé et l’accompagnement des réformes interministérielles transversales et attribué au groupement solidaire constitué de McKinsey & Company (mandataire) et Accenture (cotraitant) prévoyait que les prestations étaient exécutées par bons de commande sur la base d’unités d’œuvre classées par niveaux de complexité : « simple » (correspondant à un taux de participation de consultants seniors inférieur à 10 %), « moyenne » (taux de séniorité37 compris entre 10 et 15 %) ou « complexe » (taux de séniorité compris entre 15 et 20 %).
Ce mode de tarification répond au souci louable de définir au mieux les prestations attendues des consultants, par une décomposition la plus précise possible des tâches ou « livrables », mais également à celui d’introduire une dimension forfaitaire dans la facturation pour éviter les risques inflationnistes d’une tarification au jour-homme. Il se heurte toutefois à une forte complexité de gestion du marché, avec la définition de plusieurs dizaines d’unités d’œuvre, sans garantir une parfaite adéquation entre les unités d’œuvre et la réalité de la prestation commandée. En aval de la prestation, au moment de la vérification du service fait, ou d’un contrôle ultérieur, le nombre et la complexité de certaines unités d’œuvre ne facilitent pas la reconstitution des composantes du bon de commande et la vérification du respect de la ventilation des profils au sein des équipes mises à disposition. Le pilotage financier des missions de conseil en est rendu plus difficile. Enfin, la tarification à l’unité d’œuvre a pour effet de favoriser les cabinets d’une certaine importance qui disposent d’un nombre suffisant de consultants avec des « niveaux de séniorité » différenciés, pour optimiser la composition des unités d’œuvre et présenter des offres plus compétitives en jouant sur la présence plus ou moins nombreuse de consultants juniors ou plus expérimentés. La pratique intensive de ce mode de facturation lors de la RGPP a conduit la DGME à recommander d’éviter la facturation de consultants juniors pour des durées inférieures à la journée.
L’appréciation du niveau de la tarification des prestations de conseil repose sur la notion de « taux journalier moyen » (TJM), ratio qui rapporte le coût facturé d’une prestation au volume des moyens humains mis à disposition (hommes-jours). D’après les analyses de Syntec Conseil en management, dans le secteur public au sens large (État, collectivités territoriales, établissements publics), la proportion des TJM supérieurs à 1 500 € est marginale, les TJM compris entre 1 000 et 1 500 € étant les plus représentés. Les analyses conduites par la Cour sur une série de marchés situent le TJM pour l’État à près de 1 500 €. D’importantes variations peuvent exister autour de cette moyenne en fonction du type de mission (études, conseil en stratégie, expertises, conseil RH…), les TJM des prestations d’études étant moins élevés que ceux des missions de conseil. La répartition des TJM montre que le niveau tarifaire intermédiaire (1 000 à 1 500 €) concentre la majorité des prestations (63 %), tandis que les facturations inférieures à 1 000 €/j-h sont minoritaires (15 %) et les prestations dont le TJM est supérieur à 1 500 € représentent 22 % du total, en raison notamment de la technicité des prestations d’expertise et le recours, sur la période 2011-2013, à des cabinets de conseil en stratégie plus coûteux (entre 2 500 et 3 500 €).
Afin de mieux approcher la réalité du coût d’intervention des consultants, les administrations pourraient se référer à la notion de TCO (total cost of ownership – coût complet) qui intègre charges internes et externes, notamment les frais accessoires – missions et déplacements – qui peuvent rapidement gonfler le coût final des interventions de conseil. Les représentants du secteur (Syntec), ainsi que la plupart des consultants interrogés par la Cour, estiment que les tarifs pratiqués dans le secteur public, seraient inférieurs de 20 à 30 % aux niveaux moyens de facturation à des clients privés. C’est ce que la Cour a constaté s’agissant de l’expertise financière (banques d’affaires) : les conditions tarifaires accordées à l’État sont très sensiblement inférieures à celles qui se pratiquent sur le marché privé, résultat de la fermeté de la négociation des services de l’État, mais aussi du souhait de ces opérateurs de pouvoir se prévaloir de la référence d’opérations pour compte d’État (privatisations, opérations complexes, opérations de marché). À l’inverse, la très rapide montée en puissance de la demande de prestations de conseil sous l’effet de la RGPP, confrontée au caractère limité de l’offre, a pu avoir, dans certains secteurs du conseil (aide à la décision, accompagnement de projet), un effet inflationniste.L’évolution des deux indices directeurs des prix du secteur du conseil – l’indice Syntec et l’indice INSEE (« services de conseil en matière d’affaires et de gestion ») – qui servent de références à de nombreux marchés publics, ne montrent pas d’évolution marquée à la hausse. " Rapport de la Cour des comptes - Le recours par l’État aux conseils extérieurs – mars 2015
