Cartographier ses achats
Présentation
La cartographie d'un portefeuille achats permet au Directeur des achats de disposer d'une photographie des consommations par segments, clients internes et fournisseurs. L'analyse du portefeuille permet l'identification des familles à fort enjeux et permet d'identifier les angles d'amélioration de la politique d'achats.
La cartographie des achats est destinée d'une part aux responsables achats pour élaborer leurs stratégies d'après les données fournies et d'autre part aux acheteurs qui peuvent utiliser les informations pour connaître la ventilation des fournisseurs travaillant sur leurs segments et les volumes d'achats associés afin de mieux appréhender les besoins internes.
Méthodes
Outils
Modèles
Méthodes : analyser son portefeuille achats
Outil d'aide à la conception de Pareto
Trame de cartographie des Achats
La cartographie des achats représente visuellement sous forme de graphiques votre portefeuille achat de façon organisée. Elle vous permet en tant que Directeur des Achats de prendre les bonnes orientations quant à la définition de votre politique achat au niveau de votre organisation et, en tant qu’acheteur, de disposer des analyses sur votre segment d’achat pour vous permettre de challenger les besoins récurrents de vos opérationnels.
La cartographie des achats est une représentation numérique issue soit de votre ERP, soit du travail que vous réalisez à partir des données de votre contrôleur de gestion pour vous permettre de comprendre le volume global de vos dépenses et la répartition de ces dernières selon une ventilation Segments Achat – Clients internes – Fournisseurs – Géographie.
Quels objectifs d'une cartographie des achats ?
Une simple extraction de données financières ou comptables ne saurait suffire : vous serez noyez par la masse des informations à dispositions sans pouvoir les analyser concrètement. Appréhender un portefeuille achat sans méthode revient à être aveugle sur ses perspectives d’optimisations. Disposer d’une vision claire et ordonnée de ses dépenses permet pour tout Directeur Achat et Acheteur d’appréhender concrètement les actions d’optimisations à réaliser et donc de bâtir sa politique ou sa stratégie d’achat.
Que vous soyez acheteur privé ou acheteur public, la cartographie des achats vous permet d’avoir une approche ordonnée et méthodique de votre portefeuille achat :
Quel est la volumétrie achat global de votre société, établissement ou administration ?
Quels sont les typologies de vos dépenses (segments) et les volumétries d’achats par typologie ?
Quels sont les services internes consommateurs par segments ?
Quels sont les achats communs à plusieurs services?
Quels sont les marchés les plus importants?
Vous êtes ou non attractif pour vos fournisseurs ;
Vous y voyez désormais plus clair d’un point de vue tactique ou stratégique :
Vous êtes ou non attractif pour vos fournisseurs ;
Vous identifiez les premières pistes de mutualisation, sans parler encore de massification ;
Vous pouvez prioriser vos actions sur les marchés représentant l’essentiel des gains, etc…
Ceci, sur la base d’une analyse menée uniquement sous l’angle global et d’un segment d’achat.
Dupliquez maintenant les mêmes analyses non pas par segments, mais par fournisseurs, et par Clients internes en croisant systématiquement l’ensemble des données obtenues. De là, votre approche sans méthode vous délivrera naturellement les premières pistes d’optimisation de votre portefeuille ou du segment d’achat que vous traitez.
Si la cartographie des achats est un outil puissant pour l’analyse d’un portefeuille global ou de segments d’achats récurrents, son utilité est moindre pour des achats projets pour lesquels le benchmark reste encore la meilleure source d’optimisation quant à l’analyse interne. En tout état de cause, en prenant vos fonctions de DHA ou d’acheteur segment, votre premier réflexe se doit d’être d’obtenir ou de mettre en oeuvre la cartographie des achats.
N’oublions pas que dans les achats, prioriser l’action sur les gisements de gains les plus important permet une meilleur optimisation du peu de temps disponible que nous avons pour un ROI maximum. Par exemple, générer 70% de gains sur une famille d’achat à 50 000 euros sur 6 mois de stratégie est-il plus rentable que de générer 3% sur 6 millions dans le même laps de temps ? Nous vous laissons faire le calcul…
Comment procéder pour établir une cartographie des achats ?
Avant d’arriver à ces analyses, il vous faudra procéder à un toilettage de la base de données et à la segmentation de votre portefeuille :
Toutes les données saisies sont-elles bonnes à prendre en compte ? Souvent dans les extractions de données butes, figurent des dépenses n’ayant pas vocation à être prises en compte dans une cartographie, par exemple les subventions. Via vos codes comptables il vous faudra toiletter votre base de données si votre ERP ne le fait pas à votre place.
J’ai l’ensemble de mes dépenses mais comment les organiser ? Rentre ici en jeu la segmentation de vos achats : soit la segmentation est déjà établie et vos dépenses sont affectées sur un code nomenclature vous permettant de les ventiler ; soit ce n’est pas le cas et la segmentation de votre portefeuille achat est de rigueur. Classiquement, sur les achats hors prod ou de fournitures et de services, les codes nomenclatures sont opérationnels ; en revanche pour les achats de production ce n’est pas le cas.
Outil : Aide à la conception de Pareto
Pour vous aider à concevoir votre cartographie des achats , acheteurs-publics met à disposition un outil d'aide à la conception automatique d'un pareto
