La recherche d'un fournisseur :

Pour trouver les coordonnées de fournisseurs potentiels, l'entreprise peut consulter son fichier fournisseurs, les pages jaunes, des revues professionnelles, des catalogues, les fichiers des Chambres de Commerce et d'Industrie, sur Internet.....

La procédure :

• Envoi d'un appel d'offres à plusieurs fournisseurs.

• Analyse des offres reçues.

• Sélection d'un fournisseur.

• Commande à ce fournisseur.

Les critères de sélection du choix d'un fournisseur :

• Le prix.

• La qualité du produit.

• Les conditions de livraison.

• Les conditions de paiement.

• Le service après-vente.

• La notoriété du fournisseur.

Les moyens pour passer une commande:

• Par téléphone avec une confirmation écrite.

• Par écrit au moyen d'une lettre de commande, un bon de commande ou un bulletin de commande.

• Par l'intermédiaire d'un représentant.

• Par courrier, Fax, mail, ...

Le bon de commande et le bulletin de commande :

• La commande doit comporter les éléments suivants :

• Pour chaque article : référence, désignation, unité de vente, quantité, prix unitaire.

• les conditions de paiement et de livraison.

• Le lieu de livraison s'il est différent de l'adresse de celui qui passe la commande.

• les conditions particulières telles que garantie,...

• Rappel : le bon de commande est un document commercial établi par le client et envoyé au fournisseur pour lui indiquer les produits à livrer.

• Le bulletin de commande a un rôle identique à celui du bon de commande. Par contre il est à l'entête du fournisseur.

Le suivi des commandes :

• Pour suivre ses commandes, l'entreprise va :

• Tenir un planning sur lequel sera visualisée la date prévue pour la livraison.

• Mentionner sur la fiche fournisseur, les commandes passées, la date prévue puis effective de la livraison et éventuellement les incidents survenus