Dokumenter er skrevne tekster, som indgår i udvikling af den offentlige indsats. De inddrages, når de udgør en væsentlig faktor i den organisatoriske udvikling, idet respondenter og informanter henviser til dem, når de begrunder deres aktiviteter. Når man indsamler og anvender dokumenter som data, er det væsentligt at kende deres oprindelse og deres funktion. Visse dokumenter har til formål at beskrive, hvad der er foregået. Fx dagbøger og referater. Andre dokumenter som fx handleplaner og ministerielle cirkulærer har til formål at fastlægge retningslinjer for handlinger.

Dokumenter kan selvfølgelig forefindes som billeder eller som illustrationer, grafiske fremstillinger og diagrammer. Det afgørende er, at de har en afsender (forfatteren) og en modtager (målgruppen), og at de kan forstås som en meddelelse fra den første til den sidste. De tjener et formål for afsenderen, og de har derefter fået en funktion for forskellige modtagere.