إدارة الوقت

يقصد بإدارة الوقت : إدارة النشاطات والأعمال التي تؤدي في الوقت وتعني الاستخدام الأمثل للوقت ، وللإمكانات المتوفرة ، وبطريقة تؤدي إلى تحقيق أهداف هامة ، وتتضمن إدارة الوقت ومعرفة كيفية قضاء الوقت في الزمن الحاضر ، وتحليلها والتخطيط للاستفادة من الوقت بشكل فعال في المستقبل ، وتشمل إدارة الوقت تسجيل كل الوقت الذي يستغرقه الموظف في أداء عمله ، ثم تحليل ذلك تحليلاً علمياً ، لتحقيق أفضل النتائج من الوقت المتوفر لديه ، ويعتبر تسجيل الوقت وتحليله منهجياً علمياً للتعرف على أنواع النشاطات التي تستحوذ على وقت الموظف ، فقد نجد أن الموظف يقضي قسماً كبيراً من وقته في نشاطات وأعمال ذات أهمية قليلة ( أعمال ثانوية ) بينما لا يخصص إلا جزءاً صغيراً من وقته للقيام بالنشاطات والأعمال الهامة المناطة به ، وللقيام بدراسة لإدارة الوقت ، فلابد من تحديد الأعمال والنشاطات التي تشغل وقت الموظف ، وتقدير الوقت الذي يصرف عليها ، ثم يصار إلى تحليل هذه النشاطات والأعمال التي يقضي الموظف وقته فيها ، وبعد ذلك يتم تقديم المقترحات والحلول المناسبة ، وتمر عملية دراسة الوقت في عدد من الخطوات وهي كما يلي :

تحديد الأعمال والنشاطات التي تشغل وقت الموظف : ـ

يمكن تحديد الأعمال والنشاطات التي تشغل وقت الموظف وذلك بتسجيلها خلال فترة زمنية محددة ، وهي مدة أسبوع في معظم في معظم الأحيان ، اما عن سبب اختيار مدة الأسبوع لتكون المدة الزمنية للدراسة ، فيعود إلى أن هذه الفترة كافية لأن تتضمن معظم الواجبات والأعمال التي قد يعهد إلى الموظف القيام بها في أي وقت من الأوقات العادية ، والنشاطات التي يزاولها الموظف .

وللتعرف على الأعمال والنشاطات التي تشغل وقت الموظف ، فإنه يطلب منه تسجيل تفاصيل جميع الأعمال والنشاطات التي يقوم بها خلال مدة أسبوع .

تحليل الأعمال والنشاطات التي تضيع وقت الموظف :

تتم في هذه المرحلة دراسة وتحليل الأعمال والنشاطات التي يوزع الموظف زقته عليها ولأغراض التحليل ، فإنه يمكن الاستعانة بالأسئلة التالية : ـ

1- ما هي الأعمال والنشاطات التي يستنفذ أداؤها الجزء الأكبر من الوقت ؟

2- هل ينبغي أن تأخذ هذه الأعمال والنشاطات فعلاً النصيب الأكبر من الوقت ؟

3- هل هناك أعمال غير ضرورية يصرف الموظف عليها وقتاً أكثر مما يجب ؟

4- ما هي الأعمال التي لا يخصص لها وقت كافٍ بينما ينما يجب أن تحظى بمزيد من الوقت

5- ما هي الأعمال التي يجب القيام بها لكنها مهملة ومنسية حالياً ؟

6- ما هي المقاطعات التي تستهلك قسماً كبيراً من وقت الموظف ؟

7- ما هي المقاطعات التي تستهلك قسماً كبيراً من وقت الموظف ؟

8- ما هي الزيارات والمكالمات الهاتفية والاجتماعية غير الضرورية التي يمكن إلغاؤها وتوفير الوقت الذي يصرف عليها ؟

9- ما هي الإجراءات والترتيبات التي يمكن اعتمادها للقضاء على المقاطعات والسيطرة عليها خصوصاً تلك المقاطعات التي تستحوذ قسماً كبيراً من وقت الموظف ؟

اقتراح الحلول المناسبة لإعادة توزيع الوقت :

تلي عملية التحليل وضع تصور للحلول المناسبة لاعادة توزيع الوقت ، فيوزع الوقت بين الأعمال والنشاطات التي يمارسها الموظف بشكل تتكافأ فيه كمية الوقت مع أهمية الأعمال والنشاطات المناطة بالموظف وذلك لتحقيق الاستخدام الأكثر فعالية للوقت .

اتخاذ الإجراءات المناسبة لإعادة توزيع الوقت :

يتم اتخاذ الإجراءات المناسبة لاعادة توزيع وقت الموظف بين الأعمال والنشاطات التي يمارسها وذلك حسب الحلول المقترحة بهذا الشأن ، ولا تنتهي المهمة بمجرد البدء بتنفيذ الحلول المقترحة ، ولابد من متابعة دراسة عملية توزيع الوقت من حين لآخر للتأكد من أن الوقت موزع بشكل يتناسب مع أهمية الأعمال المناطة بالموظف .[1]

المفهوم الخاطئ لإدارة الوقت : ـ

هناك خرافة في إدارة الوقت وهي التي تربط بين إدارة الوقت وبين مشقة العمل والكمية المنجزة منه ، أو بالمعنى الأصح أنه كلما أرهق المسئول نفسه بأعباء العمل أكثر دل على أنه أنجز أكثر ، وقد دلت الدراسات التي قام بها الأستاذ روبرت بيرس من جامعة بوسطن بالولايات المتحدة الأمريكية عكس ذلك ، وانه لا يوجد أية علاقة مباشرة بين العمل الشاق والإنجاز الايجابي ، والمثل الأجنبي يقول : " اعمل بأكثر براعة لا بأكثر قساوة " وهذا المثل يرفض القاعدة السابقة .

إن كل ساعة تصرف بالتخطيط الفعال توفر 3 ـ 4 ساعات في تنفيذ ذلك العمل ، وتؤكد الحصول على نتائج أفضل ، وعلى المسئولين أن لا يسمحوا ببدء تنفيذ العمل ، حتى يفكروا ملياً ويخرجوا بأفضل الوسائل لتنفيذه ، فنرى أنه بينما يحتاج التخطيط إلى وقت فهو في نهاية الأمر يوفر الوقت .

والآن يتبادر لذهننا السؤال التالي : لماذا نرى أغلبية المسئولين يعملون بقساوة ومشقة بالغتين ؟ والجواب الشافي لذلك : هو أنه ليس لديهم فلسفة كافية للعمل والفراغ ، فهم يتكلمون عن الفراغ وكأنه خطيئة مميتة ، يجب أن لا يأتي ذكره على ألسنتهم أو في مخيلتهم ، كذلك يجب عدم الحصول عليه ، ولكن بالحقيقة هم يحتاجون لوقت الفراغ هذا والابتعاد عن المشقة ، فالإنسان الذي تعب كثيراً وربح كثيراً عليه أن يرتاح كثيراً من خلال أجاز اتهم ؟ والجواب : أن قليلين هم الذين يقبلون هذه الآراء بحرية ، الخوف هو ماذا سيعملون بوقت الفراغ هذا ؟ .

وهكذا تظهر فلسفة الوقت التي تقول هل الفراغ أو وقت الراحة هو غاية بحد ذاته أم أنه وسيلة لغاية أعلى ؟ فلقد عرف العمل بأنه ( ليس الشيء الذي يعيش الإنسان من أجله ، ولكنه الشيء الذي يعيش الإنسان ليعمله ) فوقت الراحة يظهر وكأنه السماد الذي يقوي طاقاتنا ومواهبنا لمتابعة ممتعة لأحسن الأمور التي سنعملها [2].

مقترحات للتقليل من الوقت الضائع :

إن معرفة المجالات التي يضيع فيها وقت الدوام الرسمي في الإدارات من شأنها أن تساعد الإداريين على اختيار الحلول ، التي يرونها مناسبة لمواجهة هذه الظاهرة السلبية ، والتقليل من آثارها في إدارتهم ، ومع أنه يصعب من الناحية العملية ، تحديد العلاج الشافي لمواجهة مشكلة ضياع الوقت ، لأن ذلك يتعلق بسلوك الموظفين وبالبيئة التي تعمل فيها المنظمة ، إلا أن هناك بعض المقترحات التي من شأنها أن تقلل من الوقت الضائع في الإدارات الحكومية وهي : ـ

1- وجود رقابة فعالة على دوام الموظفين .

2- محاسبة الموظفين الغير منتظمين .

3- تأمين وسائل مواصلات خاصة .

4- وجود دوام مسائي للإدارات التي تقدم خدمات ذو منفعة خاصة بالمواطنين .

5- تحديد الوقت لإنجاز المعاملات .

6- تقديم حوافز مالية للموظفين الملتزمين .

7- اهتمام كبار الموظفين بالدوام وتقيدهم به وتواجدهم باستمرار في مكانهم كي يقتدي بهم الموظفون في المستويات المتوسطة والتنفيذية ..

8- تجربة نظام الدوام المرن في الإدارات والذي بموجبه يختار الموظفون مواعيد وصولهم إلى العمل ، ومواعيد انصرافهم منه ضمن حدود متفق عليها [3].




[1] مرجع سابق ، ندوة الدوام الرسمي ، رجب ، 1402 ، ص : 121 ـ 122


[2] مرجع سابق ، إدارة الوقت ، عماد صليبا معايعه ، ص : 33


[3] ندوة الإنتاجية في القطاع الحكومي ومعوقاتها ، ص : 319 : 321