Командировка служебная

 
Постановление Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 г. Москва "Об особенностях направления работников в служебные командировки"
Опубликовано 17 октября 2008 г.
Вступает в силу: 25 октября 2008 г.
 
 
 

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:

 1. Утвердить прилагаемое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

 2. Министерству здравоохранения и социального развития Российской Федерации давать разъяснения по вопросам, связанным с применением Положения, утвержденного настоящим постановлением.

 Председатель Правительства Российской Федерации

 В. Путин

 Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

 1. Настоящее Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки (далее - командировки) как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.

 2. В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

 3. В целях настоящего Положения местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее - командирующая организация).

 Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку (далее - работник) по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

 Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

 4. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

 Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

 В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

 Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

 Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

 5. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

 6. Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

 7. На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 настоящего Положения.

 Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

 Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

 В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

 8. Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

 9. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

 Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

 10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

 11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

 Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

 Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения.

 При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

 Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

 Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

 В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

 12. Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

 

13. В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

 14. Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

 15. Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

 16. Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".

 Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с учетом особенностей, предусмотренных пунктом 19 настоящего Положения.

 17. За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

 а) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;

 б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

 18. При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

 Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

 При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

 19. При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории Российской Федерации.

 В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

 20. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

 21. Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

 22. Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном пунктом 12 настоящего Положения при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации.

 23. Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

 а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

 б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

 в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

 г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

 д) иные обязательные платежи и сборы.

 24. Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

 25. Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

 За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 26. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

 авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

 отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

 

http://www.rg.ru/2008/10/17/komandirovka-dok.html

 

Размер командировочных и сроки командировок для своих сотрудников работодатель теперь будет устанавливать самостоятельно. До сих пор действовали правила, принятые еще 20 лет назад, которые безнадежно устарели. "РГ" опубликовала 

 Постановление Правительства о новых особенностях направления работников в служебные командировки.
 
Спустя 20 лет изменено Положение о служебных командировках. Сегодня "РГ" публикует соответствующее постановление правительства.
Пожалуй, только бухгалтеры, которые оформляют нам служебные командировки, знали об этом правовом казусе: мы давно живем в другой стране, у нас новый Трудовой кодекс, новое налоговое законодательство, а в командировки нас отправляют по правительственной инструкции от 7 апреля 1988 года. Для рядовых сотрудников это не всегда было заметно, а вот бухгалтерам регулярно приходилось выяснять отношения с налоговой инспекцией. Теперь же Положение точно соответствует современному законодательству.
Однако в документе появились принципиально новые положения, которые порадуют не только бухгалтеров, но и сотрудников, которым приходится выезжать в командировки. Снимается ряд ограничений, действовавший до сих пор. В частности, по возмещению работнику стоимости проживания в гостинице. Раньше потолок составлял 550 рублей в сутки. И если в силу объективных обстоятельств командированному приходилось выкладывать за гостиничный номер больше, то все, что сверх 550 рублей, нужно было брать из собственного кармана. Теперь же этот "потолок" отменяется. Единственное ограничение - бюджет предприятия. Исходя из него руководитель издает локальный нормативный акт, в котором определяет максимально допустимые для данного предприятия расходы на гостиницу и на другие нужды, связанные с командировкой.
То же самое касается и суточных. Их размер сегодня составляет 100 рублей. Понятно, что на такие деньги и позавтракать невозможно. Поэтому документ дает возможность руководителям предприятий и организаций самостоятельно решать, какие суточные они будут компенсировать командированным, но, понятно, не менее 100 рублей.
Еще одна приятная новость - теперь добираться до аэропорта и обратно можно на такси, и эти расходы ваша бухгалтерия обязана возместить, если, конечно, у вас будет документ, подтверждающий эти расходы. До сего дня инструкция позволяла пользоваться любым общественным транспортом, кроме такси.
 
 
Специфика командировок
Работник фирмы, трудящийся на условиях пятидневной рабочей недели, направлен в командировку. Поезд до места назначения уходит в воскресенье вечером. Полагаются ли сотруднику какие-либо компенсации в таком случае?
 Согласно ст.166 Трудового кодекса служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Оплата труда сотрудника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством. Таково требование п.5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением правительства от 13 октября 2008 г. № 749.
Следовательно, если по распоряжению работодателя при направлении в командировку работник выезжает или возвращается в свой выходной день, эти дни оплачиваются как минимум в двойном размере в соответствии со ст.153 Трудового кодекса.
Конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным или трудовым договором, а также локальным нормативным актом.
По желанию сотрудника, выезжавшего в командировку в свой выходной день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В таком случае работа в воскресенье оплачивается в одинарном размере, а отгул оплате не подлежит (ст.153 ТК).
 
Нужно ли начислять ЕСН и удерживать НДФЛ с суточных, выплачиваемых командированным работникам?
 Согласно подп.2 п.1 ст.238 Налогового кодекса при оплате фирмой расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределами суточные не облагаются ЕСН в пределах установленных норм.
Отметим, что конкретный размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, должен определяться коллективным договором или локальным нормативным актом (ст.168 ТК). Иных требований действующим законодательством не предусмотрено.
Следовательно, ЕСН не нужно начислять с суточных, которые выплачены в размере, установленном внутренними документами фирмы (напр., Положением о командировках).
Если же компания решит порадовать работника суточными сверх предусмотренного локальными документами размера, то ЕСН уплачивать также не придется. Дело в том, что данные «надбавки» финансируются за счет чистой прибыли (п.3 ст.236 НК).
Что касается НДФЛ, то здесь все несколько сложнее. На основании п.3 ст.217 Кодекса суточные не облагаются «подоходным» налогом, если их размер не превышает 700 руб. для командировок внутри страны, и 2500 руб. - для зарубежных поездок. Указанные лимиты установлены на каждый день нахождения в служебной поездке.
Если же фирма выдаст суточные сверх установленного размера, то ей автоматически придется удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с разницы между фактической выплатой и установленным нормативом (письмо Минфина от 15 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/97).
 
Всегда ли нужно выплачивать суточные при направлении работника в командировку?
 Нет, не всегда. Суточные не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. «Способность добраться до дома» определяется исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы. Об этом говорится в пункте Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением правительства от 13 октября 2008 г. № 749).
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации. Помимо указанных выше факторов принимаются во внимание дальность расстояния и необходимость создания работнику условий для отдыха (письмо Минздравсоцразвития от 30 марта 2009 г. № 22-2-1100).
Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем фирмы остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
 
Работник, направленный в долгосрочную командировку на территории России, попросил перевести ему зарплату почтовым переводом. За чей счет должна оплачиваться комиссия за оказание услуг по переводу денег?
 Заработная плата - это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты (ст.129 ТК).
В случае пересылки сотруднику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы, связанные с этим расходы несет работодатель. Это прямо предусмотрено п.11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением правительства от 13 октября 2008 г. № 749).
Следовательно, комиссию за оказание почтовых услуг по переводу денег должна оплатить фирма. Ведь в противном случае будут нарушены права работника на получение заработной платы в полном объеме.
 
Организация направляет своего работника в краткосрочную заграничную командировку. Каким образом следует определять количество дней, свидетельствующих о времени фактического нахождения сотрудника за границей для целей списания суточных при расчете налога на прибыль?
 На основании подп.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса к прочим расходам относятся затраты фирмы на командировки, в частности на суточные.
Отметим, что в случае направления сотрудника в такую служебную поездку работодатель обязан возместить ему дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Порядок и размеры компенсации определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст.168 ТК).
Постановлением правительства от 13 октября 2008 г. № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение). В частности, в нем сказано: даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории России и обратно определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
Кроме того, при следовании работника за территорию РФ дата пересечения госграницы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. При возвращении из командировки день пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Об этом говорится в п.18 Положения.
 Считаются ли дни отъезда (прибытия) и нахождения работника в пути временем нахождения в командировке? Если да, то нужно ли выплачивать суточные за данные периоды времени и облагать их НДФЛ?
 Особенности порядка направления работников в служебные командировки определяются на основании соответствующего Положения, утвержденного постановлением правительства от 13 октября 2008 г. № 749 (далее - Положение).
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного ТС в место постоянной работы.
При отправлении транспортного средства до полуночи включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а после 24 часов и позднее - последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до места отправления.
Аналогичным образом определяется день приезда работника в офис. Об этом говорится в п.4 Положения.
Как видим, начиная со дня отправления транспортного средства от места постоянной работы и заканчивая днем его возвращения, работник организации считается находящимся в командировке.
Что касается НДФЛ, то от обложения данным налогом освобождаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ. При этом «льготная» сумма составляет: не более 700 руб. - за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, и максимум 2500 руб. - за каждый день служебной поездки за границу. Это прямо предусмотрено п.3 ст.217 Налогового кодекса.
При этом фактический размер суточных определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации в соответствии со ст.168 Трудового кодекса. Естественно, данные выплаты могут быть больше заявленных в главном налоговом законе сумм. В таком случае разница между фактически выплаченными суточными и нормами, установленными Кодексом, будет облагаться НДФЛ.
 Во время нахождения в командировке сотрудник нашей фирмы заболел. Нужно ли возмещать командировочные расходы и выплачивать пособие по временной нетрудоспособности?
 В случае, если во время нахождения в командировке работник заболел, организация обязана возместить ему суточные за время болезни, расходы по найму жилого помещения, и выплатить пособие по временной нетрудоспособности. Исключением являются ситуации, когда командированный сотрудник находится на стационарном лечении. Таковы требования п.25 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением правительства от 13 октября 2008 г. № 749.
Отметим, что суточные выплачиваются в течение всего времени, пока «штатная единица» не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.
Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства подтверждаются соответствующими документами. Иными словами, у сотрудника на руках должен находиться правильно оформленный больничный лист.
За период болезни, произошедшей во время командировки, работнику выплачивается соответствующее пособие. Делается это по общим правилам в соответствии с действующим законодательством.
  Правилами внутреннего распорядка, утвержденными руководителем организации, предусмотрен режим работы в выходные и праздничные дни. Можно ли списать в целях налогообложения прибыли затраты, связанные с выплатой компенсации работникам за дни отъезда в командировку и дни прибытия из командировки, которые приходятся на субботы и воскресенья?
 Согласно п.5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением правительства от 13 октября 2008 г. № 749) оплата труда сотрудника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством. Проще говоря, в этом случае должны применяться правила ст.153 Трудового кодекса, посвященной регулированию выплат в случае работы в такие дни.
Напомним, что к расходам на оплату труда, учитываемым при расчете налога на прибыль, относятся начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, в том числе за работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством РФ. Таково требование п.3 ст.255 Налогового кодекса.
Если утвержденные руководителем юрлица правила внутреннего распорядка предусматривают режим работы в выходные и праздничные дни, затраты, связанные с выплатой компенсации работникам за дни отъезда в командировку и дни прибытия из командировки, приходящиеся на субботы и воскресенья, могут быть учтены в составе расходов на оплату труда. Естественно, они должны соответствовать критериям, установленным п.1 ст.252 Кодекса, т.е. траты должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Именно такой вывод содержится в письме Минфина от 4 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/39.
 Фирма отправляет сотрудника в заграничную командировку. Обязательно ли оформлять командировочное удостоверение?
 В настоящее время действует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением правительства от 13 октября 2008 г. № 749 (далее - Положение).
Согласно п.6 Положения цель такой поездки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании. Как нетрудно догадаться, этот документ утверждается работодателем.
В п.15 Положения прописан особый механизм действий при направлении в командировку за пределы территории России. Такая служебная поездка производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения. Исключением являются случаи командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
В таких ситуациях (при поездках в страны СНГ) на основании решения фирмы сотруднику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт назначения и день выбытия из него). Документ заполняется в одном экземпляре и подписывается работодателем. После этого бланк вручается сотруднику и находится у него в течение всего срока командировки. Об этом говорится в п.7 Положения.
  Какие документы обязан представить работодателю сотрудник, возвратившийся из командировки? В какой срок работник должен отчитаться перед фирмой?
 Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданным ему перед отъездом средствам. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, о фактических затратах на проезд. К таковым относятся: страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте; оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей; иные расходы, связанные с командировкой.
Кроме того, сотрудник оформляет письменный отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения фирмы-работодателя.
Передать указанные бумаги сотрудник обязан в течение трех рабочих дней после приезда из служебной поездки. Об этом говорится в п.26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением правительства от 13 октября 2008 г. № 749).
 
Направляем сотрудника в командировку
 № 11, 2009
Многие организации сталкиваются с необходимостью отправить сотрудника в командировку. Оформление подтверждающих документов, учет командировочных расходов, казалось бы, известны каждому бухгалтеру. Однако вопросы возникают и в этой ситуации. В статье изложены особенности учета расходов на командировки по территории России.
версия для печати
 
 
Многие организации сталкиваются с необходимостью отправить сотрудника в командировку. Оформление подтверждающих документов, учет командировочных расходов, казалось бы, известны каждому бухгалтеру. Однако вопросы возникают и в этой ситуации. В статье изложены особенности учета расходов на командировки по территории России. Командировка. Что это? В силу положений статьи 166 Трудового кодекса Российской Федерации служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации. С этой целью правительством РФ принято постановление от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командиров-ки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»). Местом постоянной работы сотрудника признается место расположения организации, в которой он исполняет свои обязанности, изложенные в трудовом договоре. Одновременно, если сотрудник работает в филиале, а трудовой договор подписан с головной организацией, причем головная организация и филиал расположены в разных местах, то в трудовом договоре должна быть ссылка на то, что сотрудник осуществляет трудовую деятельность по месту нахождения филиала. Не лишним будет отметить, что в командировки могут быть направлены только сотрудники организации, то есть лишь те лица, которые состоят в штате. Если в поездку направляется лицо, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор, то такая поездка командировкой не является. Аналогично командировками не признаются служебные поездки сотрудников сторонней организации, даже если между организациями заключен договор и сотрудники приезжают для исполнения обязательств по этому договору. Направление сотрудника в другой филиал с временной сменой места работы тоже является командировкой. Однако в случае если работа сотрудника осуществляется в пути, как например, у водителя, то такие поездки командировками не являются. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ).
  Для того чтобы отправить в командировку работника, требуется оформить ряд документов, без которых его нахождение вне места постоянной работы не будет считаться командировкой. Сотрудник может быть направлен в командировку только по письменному распоряжению руководителя организации. В распоряжении должны быть установлены конкретный срок командирования и служебные поручения, для выполнения которых сотрудник должен покинуть место постоянной работы. Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. Таким образом, в служебном задании могут быть указаны как конкретные задачи сотрудника, так и направления его деятельности. Форма служебного задания унифицирована (№ Т-10а) и утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и содержит сведения о фамилии, имени и отчестве сотрудника, наименовании командирующей организации, месте назначения сотрудника с указанием города, даты начала и окончания командировки. Также служебное задание должно содержать краткий отчет о выполнении служебных обязанностей командированным сотрудником. На основании служебного задания и распоряжения руководителя организации издается приказ о направлении сотрудника в служебную командировку. Форма приказа (Т-9) установлена Госкомстатом России. В связи с тем, что форма приказа унифицирована, не забывайте заполнять все установленные реквизиты. Приказ и служебное задание остаются в организации. Также следует оформить командировочное удостоверение сотрудника, форма которого установлена тем же постановлением Госкомстата, что и предыдущие документы. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Время пребывания сотрудника в командировке начинается с отметки о выбытии и заканчивается отметкой о прибытии, проставленной организацией- работодателем на оборотной стороне командировочного удостоверения. Каждая отметка должна быть заверена подписью полномочного должностного лица и печатью. Днем выбытия в командировку является день, в который отправляется транспортное средство (самолет, автобус, поезд и т. д.) от места постоянной работы командированного. Одновременно днем прибытия является дата, в которую транспортное средство прибывает на постоянное место работы. Если транспортное средство отправляется до 24.00 включительно, то днем начала командировки являются текущие сутки, если позднее, то следующие. В случае если средства на командировку выдаются сотруднику наличными, организацией должен быть оформлен расходный кассовый ордер, который подлежит учету в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Принимающей стороной в командировочном удостоверении сотрудника должны быть сделаны отметки о прибытии и убытии соответственно. Правила проставления отметок принимающей стороной ничем не отличаются от правил командирующей организации. По окончании командировки сотрудником должны быть сданы в течение трех рабочих дней отчет о проделанной работе, командировочное удостоверение с необходимыми отметками и авансовый отчет. Авансовый отчет имеет унифицированную форму № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Авансовый отчет содержит сведения об израсходованных в связи с командировкой суммах. Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. К авансовому отчету должны быть приложены все оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы. В авансовом отчете работник должен указать сумму неизрасходованных денежных средств, которые подлежат возврату в организацию. Бухгалтерия должна проверить целевое расходование денежных средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм. Дополнительно в авансовом отчете должны быть указаны суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации. После утверждения авансовый отчет принимается к учету. Неизрасходованные средства сдаются подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В случае если сотрудник израсходовал больше денежных средств, выданных ему при отъезде в командировку, перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
  Согласно статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: – расходы по проезду; – расходы по найму жилого помещения; – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); – иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Причем перечень и размер возмещаемых расходов на командировки должны быть установлены в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы включают: – расходы по проезду транспортом общего пользова- ния к пункту отправления (станции, пристани, аэропорту) и от пункта назначения, если он находится за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы; – страховой взнос на обязательное личное страхова- ние пассажиров на транспорте; – оплату услуг по оформлению проездных докумен- тов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом. Суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства) возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
  Пример Работник направляется на поезде в командировку в город Барнаул. Там он будет находиться 3 дня. Дата отправления поезда из Москвы 23.05 в 13.19, а прибытие в Барнаул 25.05 в 02.20 по московскому времени. Таким образом, сотрудник находится в пути 2 дня 13 часов. Обратно сотрудник летит на самолете в последний день командировки и дата его вылета из Барнаула и прилета в Москву совпадает. Следовательно, он получит суточные за пять дней: два дня дороги на поезде и три дня пребывания в городе.
  В случае если место командирования работника находится недалеко от его постоянного места жительства и работник может возвращаться домой ежедневно, руководителем может быть вынесено решение о целесообразности ежедневного возвращения работника домой. А следовательно, суточные выплачиваться не будут. Если по согласованию с руководством после окончания рабочего дня сотрудник остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения должны быть возмещены работнику при предоставлении оправдательных документов. Размер компенсации расходов не должен превышать установленный в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
В целях налогообложения прибыли расходы на командировки учитываются в составе прочих (ст. 264) и принимаются в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу в случае соответствия статье 252 Налогового кодекса Российской Федерации. При исчислении налога на прибыль можно учесть расходы на транспортные услуги, наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказываемые гостиницами (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами), расходы на выплату суточных (полевого довольствия). Обратите внимание, в случае если день окончания командировки не совпадает с днем отъезда сотрудника, расходы на обратный проезд нельзя учесть при налогообложении прибыли. Помните, что Закон от 22 июля 2008 г. № 158-ФЗ отменил нормирование суточных для налогообложения прибыли. С 1 января 2009 года можно для налогообложения прибыли учитывать суточные в том размере, в котором они утверждены локальным нормативным актом или коллективным договором. На эти расходы можно уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль после того, как сотрудник сдаст авансовый отчет и подтверждающие расходы документы. При исчислении налога на добавленную стоимость можно принять к вычету суммы НДС по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходы на наем жилого помещения) (ст. 171 НК РФ). Одновременно суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные в составе расходов на наем жилого помещения во время командировки и выделенные отдельной строкой в счете гостиницы, могут быть приняты к вычету в случае, если данный документ является бланком строгой отчетности, а также при наличии документа, подтверждающего оплату данных расходов (кассового чека). Согласно статье 217 НК РФ не облагаются налогом на доходы физических лиц компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). Так при оплате работодателем сотруднику суточных в налогооблагаемую базу не будут включены суточные в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Аналогично налогообложению не подлежат фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи. При непредставлении сотрудником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Единым социальным налогом не облагаются те же компенсационные выплаты, что и для исчисления налога на прибыль. Таким образом, налогообложению ЕСН не подлежат: суточные, расходы на проезд, расходы по найму жилья. 

  С точки зрения бухгалтерского учета командировочные затраты можно отнести к расходам по обычным видам деятельности. Порядок признания расходов закреплен в Положении по бухгалтерскому учету «Расходы организации», утвержденном приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н. Напомним, что расходы на командировки признаются в том периоде, в котором авансовый учет был проверен бухгалтерией и утвержден руководителем. Исходя из положений плана счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2000 г. № 94н расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71. Счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы. Учет по счету 71 ведется по каждой конкретной сумме. На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Таким образом, в зависимости от целей командировки затраты на нее будут отнесены на соответствующие счета учета затрат. В случае если работник вовремя не вернул подотчетные суммы, эти суммы подлежат отражению по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если невозвращенные суммы могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они будут списаны с кредита счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Если удержать невозвращенные суммы из заработной платы не представляется возможным, то со счета 94 эти суммы будут списаны в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
  Пример Сотруднику выданы денежные средства на командировочные нужды в размере 75 000 рублей. После возвращения из командировки работник в течение установленного срока сдает в бухгалтерию организации авансовый отчет и оправдательные документы:
  – Командировочное удостоверение сроком на 10 дней;
  – Железнодорожные билеты на сумму 15 000 рублей, в том числе НДС (2288 рублей);
  – Счет и кассовый чек за оплату проживания в гостинице на сумму 50 000 рублей, в том числе НДС (7627 рублей);

  Сумма суточных, установленная в коллективном договоре, – 700 рублей. Таким образом, размер суточных составил 7000 рублей.
  Итого фактические затраты согласно авансовому отчету составили: 72 000 рублей (50 000 + 15 000 + 7000).
  Организацией должны быть сделаны следующие проводки:
Дебет 71 Кредит 50
  – 75 000 рублей (организацией под отчет выданы денежные средства);
Дебет 19 Кредит 71
  – 9915 рублей (организацией учтены суммы НДС, уплаченного работником);

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 71 –
  72 000 рублей (организацией учтены суммы, потраченные на командировочные нужды в зависимости от характера произведенных расходов и характера самой командировки);
Дебет 50 Кредит 71
  – 3000 рублей (работник вернул неизрасходованные денежные средства в кассу).
 
 
Comments