Information om föreningens behandling av personuppgifter

Enligt Dataskyddsförordningen av 25 maj 2018, informerar vi härmed om de personuppgiftsbehandlingar som vi i föreningen gör. Föreningen är personuppgiftsansvarig och styrelsen ansvarar för att föreningen följer lagen.

Vilka uppgifter behandlar vi och vilket ändamål har vi med behandlingen?

För att kunna administrera våra medlemmar registrerar vi följande uppgifter: Eventuell roll i föreningen, namn, adress, e-post, telefonnummer, kön och vid samtycke av medlemmen entomologiskt intresseområde. Betalningsinformation registreras för att vi ska kunna hålla reda på medlemsavgifterna. I förekommande fall lagrar vi s.k. ostrukturerade personuppgifter i form av bilder. När vi avtalar med andra juridiska personer sparar vi personuppgifter kopplade till avtalen. T ex kontaktuppgifter till ansvariga.

Hur länge sparar vi personuppgifterna?

När du begär utträde ur föreningen tar vi bort personuppgifterna om dig.

Säkerhet

Vi lagrar uppgifterna i Google Drive. Lagringen är behörighetsstyrd så att endast styrelsens funktionärer har åtkomst till den. Papper, som protokoll, lagras i första hand hemma hos sekreteraren.

Hur använder vi uppgifterna?

Först och främst behöver vi dina uppgifter för att administrera ditt medlemskap. Det kan handla om att kommunicera i medlemsfrågor, skicka post (fysisk och digitalt) och debitera dig medlemsavgiften. Bilder kan användas på hemsida, Facebook och i medlemsbladet Innocellia. Innan vi använder bilder där du finns med ber vi dig om skriftligt samtycke på papper eller via e-post. Vi använder kontaktuppgifter till leverantörer och myndigheter för att kommunicera med dessa.

Lämnar vi information till andra?

När man blir medlem i vår förening blir man det också i vårt förbund Sveriges Entomologiska Förening. En gång per år lämnar vi en medlemslista innehållande namn, adress, e-postadress och kön till SEF. En viss del av din medlemsavgift bekostar medlemskapet i SEF.

Vilken rättslig grund har vi för att behandla personuppgifterna?

Vi behandlar i första hand uppgifterna enligt Dataskyddsförordningen, artikel 6.1 ”berättigat intresse”. I förekommande fall gör vi det även för att vi har avtalVi kan också be om ditt medgivande innan vi publicerar bild, ljud- eller filminspelningar. Utan medgivande gör vi inte det.

Vilka rättigheter har man som medlem?

Som medlem har du rätt att få se vilka uppgifter vi har om dig och att rätta felaktiga uppgifter. Man kan också begära att informationen blir raderad men då kan du inte fortsätta vara medlem i föreningen. Du har dock rätt att slippa information via e-post eller annan kanal.

Hur kontaktar man ansvariga för begäran eller med frågor?

Kontakta nån i styrelsen. Se sidan Föreningsinformation.


Utförlig information om Dataskyddsförordningen hittar du hos Datainspektionen. https://www.datainspektionen.se

Comments